Tu cliente puede aceptar digitalmente un presupuesto enviado, con su nombre y su firma. Puede hacerlo mediante un enlace en el correo, sin cuenta, o en el portal. Después ves en el presupuesto quién lo ha firmado y cuándo, y con un clic lo conviertes en un borrador de factura. La interfaz de Beamcore está en neerlandés, por eso los nombres de botones y menús aparecen en neerlandés con una traducción.
Qué recibe el cliente
- Si al enviarlo introdujiste una dirección de correo, el destinatario recibe un correo con el número de presupuesto, el total con IVA y la fecha hasta la que el presupuesto es válido. El presupuesto va adjunto en PDF y el botón Offerte online bekijken & goedkeuren (Ver y aprobar el presupuesto online) abre el presupuesto online.
- La persona de contacto y los usuarios del cliente con acceso al portal reciben un aviso en el portal. Encuentran el presupuesto en Offertes & facturen → Offertes (Presupuestos y facturas → Presupuestos).
El presupuesto online
El enlace del correo funciona sin iniciar sesión. La página muestra tu logotipo, los datos del cliente, todas las líneas, los totales, los posibles plazos y tus observaciones o condiciones. Con PDF downloaden (Descargar PDF) el cliente descarga el presupuesto.
Mientras el presupuesto tenga el estado Verstuurd (enviado), al final aparece el bloque Akkoord geven (Dar la aprobación):
- El cliente introduce su Naam (Nombre). Es obligatorio al aceptar.
- Pone su Handtekening (Firma) en el recuadro de firma. Con Handtekening wissen (Borrar firma) vuelve a empezar.
- Hace clic en Accepteren & ondertekenen (Aceptar y firmar) o en Afwijzen (Rechazar).
Un borrador no se puede abrir mediante el enlace. Si revisas un presupuesto enviado, vuelve a Concept (borrador) y el enlace no funciona de nuevo hasta que lo hayas vuelto a enviar.
Aceptar en el portal
Un cliente que ha iniciado sesión abre el presupuesto y hace clic en Accepteren (Aceptar). En la ventana Offerte accepteren (Aceptar presupuesto) introduce Naam ondertekenaar (Nombre del firmante), pone su Handtekening (Firma) y hace clic en Akkoord & ondertekenen (Aprobar y firmar). Con Afwijzen (Rechazar) rechaza el presupuesto.
Los botones solo son visibles para la persona de contacto elegida en el presupuesto y para los usuarios de tu propia empresa que pueden ver todos los presupuestos y tienen el permiso Offerte accepteren of afwijzen (Aceptar o rechazar presupuesto). Los demás usuarios del cliente sí pueden ver el presupuesto.
Qué ves después
- El estado pasa a Geaccepteerd (aceptado) o Afgewezen (rechazado). El presupuesto pasa a la pestaña Akkoord (Aprobados) o Afgewezen (Rechazados).
- En la parte superior del presupuesto aparece el bloque Beslissing (Decisión) con el resultado, quién lo decidió, la hora, la dirección IP y la firma.
- Los propietarios de tu empresa reciben un aviso. Si se aprueba, también reciben un correo.
- Si se aprueba, el cliente recibe una confirmación por correo. Se envía a la persona de contacto, o a la dirección de correo del cliente si no hay persona de contacto.
- En Historie (Historial) figura la decisión con el nombre y la hora.
Sobre un presupuesto aceptado o rechazado no se puede volver a decidir ni se puede editar. Si quieres hacer una propuesta modificada, usa Dupliceren (Duplicar) y envía el nuevo presupuesto.
Crear una factura a partir de un presupuesto aceptado
Un presupuesto aceptado tiene el botón Maak factuur (Crear factura). Para ello necesitas el permiso Factuur aanmaken (Crear factura). Beamcore crea un borrador de factura con todas las líneas del presupuesto, el porcentaje de IVA, el descuento, la referencia y los textos, y abre esa factura de inmediato.
La factura es por el importe total del presupuesto. Los plazos de In delen factureren (Facturar por partes) no se crean automáticamente como facturas separadas. Si quieres facturar por partes, ajusta las líneas del borrador de factura. Por lo demás, todo funciona como se describe en Crear y enviar una factura y registrar un pago.