Las facturas a tus clientes las creas en Offertes & facturen → Facturen (Presupuestos y facturas → Facturas). Una factura empieza como borrador, recibe un número definitivo al enviarse y después lleva el control de lo que se ha pagado. Para ello necesitas el complemento Offertes & Facturatie (Presupuestos y facturación). La interfaz de Beamcore está en neerlandés, por eso los nombres de botones y menús aparecen en neerlandés con una traducción.
Crear una nueva factura
- Haz clic en Nieuwe factuur (Nueva factura).
- Elige el Klant (Cliente) y rellena Referentie (Referencia), Factuurdatum (Fecha de factura) y Betaaltermijn (dagen) (Plazo de pago, días). El plazo de pago es de 14 días de forma predeterminada.
- Si has activado el factoring en los ajustes de la empresa, elige en Factuurstandaard (Estándar de factura) entre Eigen rekening (Cuenta propia) y Factoring. Eso determina qué datos de pago aparecen al pie de la factura.
- En Regels (Líneas), añade tus líneas con Regel toevoegen (Añadir línea). Una Factuurregel (Línea de factura) cuenta para el total; una Notitieregel (Línea de nota) es texto libre. En cada línea rellenas Omschrijving (Descripción), Aantal (Cantidad), Eenheid (Unidad), Stuksprijs (€) (Precio unitario, €), Btw % (IVA %) y Korting % (Descuento %).
- Si quieres, establece un Factuur-brede korting (Descuento sobre toda la factura) y rellena las pestañas Omschrijving (Descripción), Opmerkingen (Observaciones) e Interne notitie (Nota interna).
- Guarda. La factura es ahora un borrador sin número.
También puedes empezar desde un presupuesto aceptado con Maak factuur (Crear factura). Consulta Hacer que se acepte y firme un presupuesto.
Pestañas y estados
El resumen tiene las pestañas Concept (Borrador), Verstuurd (Enviadas), Te laat (Vencidas), Betaald (Pagadas), Credit (Rectificativas) y Alle (Todas). Una factura está en Concept (borrador), Verstuurd (enviada), Deels betaald (pagada en parte), Betaald (pagada), Geannuleerd (anulada) o Gecrediteerd (rectificada). Si la fecha de vencimiento ha pasado y aún queda un importe pendiente, Beamcore muestra Te laat (Vencida).
Enviar la factura
- Abre el borrador y haz clic en Versturen (Enviar).
- Comprueba el E-mailadres (optioneel) (Dirección de correo, opcional) y, si quieres, rellena un Begeleidende tekst (optioneel) (Texto de acompañamiento, opcional).
- Haz clic en Versturen.
La factura recibe un número, el estado Verstuurd (enviada) y una fecha de vencimiento: la fecha de factura más el plazo de pago. El destinatario recibe un correo con la factura en PDF y el botón Factuur online bekijken (Ver factura online).
Solo puedes editar o eliminar un borrador. Así que revisa la factura antes de enviarla.
La factura online
El enlace del correo abre la factura en PDF, sin iniciar sesión. No es posible pagar online mediante el enlace. El cliente transfiere el importe según el texto de pago de la factura, y tú registras el pago en cuanto se recibe.
Registrar un pago
- Abre la factura y haz clic en Betaling registreren (Registrar pago). Necesitas el permiso Betaling registreren.
- Rellena Bedrag (€) (Importe, €). El importe pendiente ya está rellenado.
- Elige la Betaaldatum (Fecha de pago) y el Methode (Método): Bankoverschrijving (Transferencia bancaria), Contant (Efectivo), iDEAL u Overig (Otro). Una Referentie (Referencia) es opcional.
Si registras menos que el total, el estado pasa a Deels betaald (pagada en parte). Puedes registrar varios pagos. Cuando se alcanza el total, el estado pasa a Betaald (pagada). Todos los pagos aparecen en la tabla Betalingen (Pagos) debajo de la factura, y en Betaald / openstaand (Pagado / pendiente) ves el saldo.
Hitos de facturación en la planificación
En una fase de la planificación del proyecto puedes activar Factuurmijlpaal (Hito de facturación) e introducir un Factuurbedrag (€, excl. btw) (Importe de factura, €, sin IVA). En cuanto la fase recibe el estado Klaar (terminada), Beamcore crea automáticamente un borrador de factura para el cliente del proyecto, con una línea para el hito y un 21% de IVA. Esto ocurre una sola vez por fase. La factura está en la pestaña Concept (Borrador). Tú la revisas y la envías.