Faktury dla klientów tworzysz w sekcji Offertes & facturen → Facturen (Oferty i faktury → Faktury). Faktura zaczyna jako szkic, przy wysyłce otrzymuje ostateczny numer, a potem śledzi, co zostało zapłacone. Potrzebujesz do tego dodatku Offertes & Facturatie (Oferty i fakturowanie). Interfejs Beamcore jest w języku niderlandzkim, dlatego nazwy przycisków i menu podajemy po niderlandzku z tłumaczeniem.
Tworzenie nowej faktury
- Kliknij Nieuwe factuur (Nowa faktura).
- Wybierz Klant (Klient) i wypełnij pola Referentie (Referencja), Factuurdatum (Data faktury) i Betaaltermijn (dagen) (Termin płatności, dni). Termin płatności jest domyślnie ustawiony na 14 dni.
- Jeśli włączyłeś factoring w ustawieniach firmy, w polu Factuurstandaard (Standard faktury) wybierz między Eigen rekening (Własne konto) a Factoring. To decyduje, jakie dane do płatności pojawią się na dole faktury.
- W sekcji Regels (Pozycje) dodaj pozycje przyciskiem Regel toevoegen (Dodaj pozycję). Factuurregel (Pozycja faktury) wlicza się do sumy, Notitieregel (Pozycja notatki) to dowolny tekst. W każdej pozycji wypełniasz pola Omschrijving (Opis), Aantal (Ilość), Eenheid (Jednostka), Stuksprijs (€) (Cena jednostkowa, €), Btw % (VAT %) i Korting % (Rabat %).
- Opcjonalnie ustaw Factuur-brede korting (Rabat na całą fakturę) i wypełnij karty Omschrijving (Opis), Opmerkingen (Uwagi) i Interne notitie (Notatka wewnętrzna).
- Zapisz. Faktura jest teraz szkicem bez numeru.
Możesz też zacząć od zaakceptowanej oferty przyciskiem Maak factuur (Utwórz fakturę). Zobacz Akceptacja i podpisanie oferty przez klienta.
Karty i statusy
Przegląd ma karty Concept (Szkic), Verstuurd (Wysłane), Te laat (Po terminie), Betaald (Zapłacone), Credit (Korekty) i Alle (Wszystkie). Faktura ma status Concept (szkic), Verstuurd (wysłana), Deels betaald (częściowo zapłacona), Betaald (zapłacona), Geannuleerd (anulowana) lub Gecrediteerd (skorygowana). Jeśli termin płatności minął, a kwota nadal pozostaje do zapłaty, Beamcore pokazuje Te laat (Po terminie).
Wysyłanie faktury
- Otwórz szkic i kliknij Versturen (Wyślij).
- Sprawdź E-mailadres (optioneel) (Adres e-mail, opcjonalnie) i opcjonalnie wpisz Begeleidende tekst (optioneel) (Tekst towarzyszący, opcjonalnie).
- Kliknij Versturen.
Faktura otrzymuje numer, status Verstuurd (wysłana) i termin płatności: datę faktury plus termin płatności. Odbiorca otrzymuje wiadomość e-mail z fakturą jako PDF i przyciskiem Factuur online bekijken (Zobacz fakturę online).
Edytować lub usunąć możesz tylko szkic. Sprawdź więc fakturę, zanim ją wyślesz.
Faktura online
Link w wiadomości e-mail otwiera fakturę jako PDF, bez logowania. Płatność online przez link nie jest dostępna. Klient przelewa kwotę zgodnie z tekstem płatności na fakturze, a ty rejestrujesz płatność, gdy tylko wpłynie.
Rejestracja płatności
- Otwórz fakturę i kliknij Betaling registreren (Zarejestruj płatność). Potrzebujesz uprawnienia Betaling registreren.
- Wpisz Bedrag (€) (Kwota, €). Kwota pozostała do zapłaty jest już wpisana.
- Wybierz Betaaldatum (Data płatności) i Methode (Metoda): Bankoverschrijving (Przelew bankowy), Contant (Gotówka), iDEAL lub Overig (Inne). Referentie (Referencja) jest opcjonalna.
Jeśli zarejestrujesz mniej niż suma, status zmienia się na Deels betaald (częściowo zapłacona). Możesz zarejestrować kilka płatności. Po osiągnięciu sumy status zmienia się na Betaald (zapłacona). Wszystkie płatności są widoczne w tabeli Betalingen (Płatności) pod fakturą, a w polu Betaald / openstaand (Zapłacono / do zapłaty) widzisz saldo.
Kamienie milowe faktur w planowaniu
Przy etapie w planowaniu projektu możesz włączyć opcję Factuurmijlpaal (Kamień milowy faktury) i wpisać Factuurbedrag (€, excl. btw) (Kwota faktury, €, bez VAT). Gdy tylko etap otrzyma status Klaar (gotowe), Beamcore automatycznie tworzy szkic faktury dla klienta projektu, z jedną pozycją za kamień milowy i 21% VAT. Dzieje się to jeden raz dla każdego etapu. Faktura znajduje się na karcie Concept (Szkic). Sprawdzasz ją i wysyłasz samodzielnie.