En Offertes & facturen → Aanvragen (Presupuestos y facturas → Solicitudes) llegan las solicitudes de nuevos proyectos. Las comentas en la propia solicitud, preparas un presupuesto para ellas y conviertes la solicitud en un proyecto. El menú es visible con el complemento Offertes & Facturatie (Presupuestos y facturación). La interfaz de Beamcore está en neerlandés, por eso los nombres de botones y menús aparecen en neerlandés con una traducción.
Cómo llega una solicitud
Una solicitud la presenta un usuario con el permiso Project-aanvraag indienen (Presentar solicitud de proyecto). De forma predeterminada tienen ese permiso los clientes, los contratistas y los delineantes. El rol admin no lo tiene de forma predeterminada, porque es quien evalúa las solicitudes.
El solicitante rellena en el portal, en Aanvragen (Solicitudes), un formulario: Versturen naar (naam) (Enviar a, nombre), E-mailadres ontvanger (Dirección de correo del destinatario), Project-naam (Nombre del proyecto), Omschrijving (Descripción), Budget-indicatie (Presupuesto orientativo), Gewenste eind-week (Semana de finalización deseada), Bijlagen (Adjuntos) y Voorgestelde teamleden (Miembros del equipo propuestos). Si el destinatario tiene una cuenta de Beamcore, la solicitud aparece en su portal. Si no, recibe un correo con un enlace público.
Pestañas y estados
- Ontvangen (Recibidas): solicitudes que han llegado a tu empresa. Los usuarios sin el permiso Aanvragenlijst zien (Ver lista de solicitudes) solo ven aquí las solicitudes dirigidas a ellos.
- Verstuurd (Enviadas): solicitudes que has presentado tú mismo.
- Archief (Archivo): solicitudes archivadas y convertidas.
Una solicitud tiene el estado In afwachting (pendiente), Goedgekeurd (aprobada), Afgewezen (rechazada) u Omgezet naar project (convertida en proyecto).
Comentar la solicitud
Abre una solicitud para ver la descripción, el presupuesto orientativo, los Voorgestelde teamleden (Miembros del equipo propuestos), los Bestanden (Archivos) y la Gesprek (Conversación). Con Bericht plaatsen (Publicar mensaje) envías un mensaje, con adjuntos si quieres. El solicitante puede ajustar el presupuesto orientativo y las semanas deseadas mediante Meer → Aanvraag bijwerken (Más → Actualizar solicitud). Ese cambio aparece como una línea en la conversación.
En Meer (Más) también encontrarás Alles downloaden (ZIP) (Descargar todo, ZIP). Esa opción está disponible si la solicitud tiene archivos y descarga todos los archivos de una vez.
Preparar un presupuesto para la solicitud
- En la solicitud, haz clic en Offerte opstellen (Redactar presupuesto). Necesitas el permiso Offerte opstellen.
- El formulario de presupuesto se abre con el nombre del proyecto como referencia y una línea. Rellena las líneas y los precios y haz clic en Aanmaken (Crear).
- El presupuesto aparece ahora como borrador en Offertes (Presupuestos). Ábrelo allí y haz clic en Versturen (Enviar). El solicitante recibe un aviso en el portal.
En cuanto redactas un presupuesto, la solicitud pasa a la pestaña Archief (Archivo). En la solicitud ves el bloque Offerte (Presupuesto) con el número, el estado, la versión y el total. Mediante el botón Offerte puedes elegir después Offerte herzien (Revisar presupuesto), Offerte accepteren (Aceptar presupuesto), Offerte afwijzen (Rechazar presupuesto) y Offerte (PDF) (Presupuesto, PDF).
Aprobar y convertir
- Haz clic en Goedkeuren & converteren (Aprobar y convertir). El botón está disponible con el estado In afwachting (pendiente) y si tienes el permiso Aanvraag goedkeuren + converteren (Aprobar y convertir solicitud).
- Confirma con Naar project-aanmaak (Ir a la creación del proyecto). El formulario de proyecto se abre con el nombre, la descripción, las semanas deseadas y los miembros del equipo propuestos de la solicitud.
- Ajusta lo que haga falta y guarda el proyecto.
Después de guardar, los archivos de la solicitud se copian al proyecto, la solicitud recibe el estado Omgezet naar project (convertida en proyecto) y queda en el archivo. Si no quieres aceptar la solicitud, haz clic en Afwijzen (Rechazar) e indica un motivo.
Solicitudes a un tercero externo
Si una solicitud va dirigida a alguien sin cuenta de Beamcore, esa persona la abre mediante el enlace público. Allí puede elegir Accepteren (Aceptar) o Weigeren (Declinar) y subir un presupuesto en PDF de 20 MB como máximo. Tras aceptarla, la solicitud recibe el estado Goedgekeurd (aprobada).
Los usuarios con el permiso Aanvragenlijst zien (Ver lista de solicitudes) ven debajo de la solicitud la tabla Ontvangen offertes (Presupuestos recibidos). En cada presupuesto eliges Download (Descargar), Goedkeuren (Aprobar) o Afwijzen (Rechazar). El tercero externo recibe el resultado por correo.