Wysłanej faktury nie można już zmienić. Jeśli coś się nie zgadza, tworzysz fakturę korygującą lub anulujesz fakturę. Jeśli faktura nie zostanie zapłacona na czas, Beamcore automatycznie wysyła przypomnienia zgodnie z harmonogramem w ustawieniach firmy. Interfejs Beamcore jest w języku niderlandzkim, dlatego nazwy przycisków i menu podajemy po niderlandzku z tłumaczeniem.
Tworzenie faktury korygującej
- Otwórz fakturę w sekcji Offertes & facturen → Facturen (Oferty i faktury → Faktury).
- Kliknij Meer acties (Więcej działań) i wybierz Creditfactuur maken (Utwórz fakturę korygującą).
- Potwierdź działanie.
Ta opcja jest dostępna przy fakturze ze statusem Verstuurd (wysłana), Deels betaald (częściowo zapłacona) lub Betaald (zapłacona), a potrzebujesz do niej uprawnienia Creditfactuur maken. Beamcore tworzy fakturę korygującą z tymi samymi pozycjami, własnym numerem z twoim prefiksem korekty i referencją "Creditfactuur bij" (Faktura korygująca do), po której następuje numer pierwotnej faktury. Faktura korygująca od razu ma status Verstuurd, a pierwotna faktura otrzymuje status Gecrediteerd (skorygowana).
Faktura korygująca nie jest wysyłana e-mailem automatycznie. Pobierz ją przez Meer acties → PDF downloaden (Więcej działań → Pobierz PDF) i wyślij klientowi samodzielnie. Wszystkie faktury korygujące znajdziesz na karcie Credit (Korekty).
Anulowanie faktury
Za pomocą Meer acties → Annuleren (Więcej działań → Anuluj) ustawiasz fakturę na status Geannuleerd (anulowana). Jest to możliwe tylko wtedy, gdy nie zarejestrowano na niej jeszcze żadnej płatności, a faktura nie jest już anulowana ani skorygowana. Szkic możesz też po prostu usunąć. Jeśli płatność już wpłynęła, użyj faktury korygującej.
Automatyczne przypomnienia o płatności
Beamcore codziennie sprawdza, które faktury są po terminie płatności. Faktura otrzymuje przypomnienie, jeśli:
- jest zwykłą fakturą, a nie fakturą korygującą;
- ma status Verstuurd lub Deels betaald;
- termin płatności minął, a kwota nadal pozostaje do zapłaty;
- przy kliencie zapisano adres e-mail.
Są trzy etapy. Kiedy wysyłany jest każdy etap, ustalasz w polu Herinnering-dagen na vervaldatum (Dni przypomnień po terminie płatności) w Bedrijf → Bedrijfsinstellingen (Firma → Ustawienia firmy), na karcie Offertes & facturen (Oferty i faktury). Domyślnie jest to 3, 14 i 30 dni po terminie płatności.
- Etap 1: wiadomość e-mail z tematem "Herinnering factuur" (Przypomnienie o fakturze) i numerem faktury.
- Etap 2: "Aanmaning factuur" (Wezwanie do zapłaty faktury).
- Etap 3: "Laatste aanmaning factuur" (Ostateczne wezwanie do zapłaty faktury).
Każda wiadomość zawiera twój tekst dla danego etapu, numer faktury, termin płatności, kwotę pozostałą do zapłaty i fakturę jako PDF. Teksty ustawiasz w polach Tekst herinnering (trap 1) (Tekst przypomnienia, etap 1), Tekst aanmaning (trap 2) (Tekst wezwania do zapłaty, etap 2) i Tekst laatste aanmaning (trap 3) (Tekst ostatecznego wezwania do zapłaty, etap 3). Jeśli niczego nie wpiszesz, Beamcore użyje domyślnego tekstu dla każdego etapu.
Dobrze wiedzieć
- Przypomnienie trafia na adres e-mail zapisany przy kliencie. Może to być inny adres niż ten, który wpisałeś przy wysyłce faktury.
- Dla każdej faktury każdy etap jest wysyłany co najwyżej jeden raz.
- Jeśli w chwili sprawdzenia faktura jest już dłużej po terminie, wysyłany jest tylko etap, który obowiązuje w tym momencie. Wcześniejsze etapy nie są wysyłane z opóźnieniem.
- Gdy tylko faktura ma status Betaald, Geannuleerd lub Gecrediteerd, przypomnienia ustają. Rejestruj więc płatności na czas. Zobacz Tworzenie i wysyłanie faktury oraz rejestracja płatności.
- Przypomnienia działają tylko wtedy, gdy dodatek Offertes & Facturatie (Oferty i fakturowanie) jest aktywny.