Una factura enviada ya no se puede modificar. Si algo no es correcto, creas una factura rectificativa o anulas la factura. Si una factura no se paga a tiempo, Beamcore envía recordatorios automáticamente según el calendario definido en los ajustes de tu empresa. La interfaz de Beamcore está en neerlandés, por eso los nombres de botones y menús aparecen en neerlandés con una traducción.
Crear una factura rectificativa
- Abre la factura en Offertes & facturen → Facturen (Presupuestos y facturas → Facturas).
- Haz clic en Meer acties (Más acciones) y elige Creditfactuur maken (Crear factura rectificativa).
- Confirma la acción.
La opción está disponible en una factura con el estado Verstuurd (enviada), Deels betaald (pagada en parte) o Betaald (pagada), y necesitas el permiso Creditfactuur maken. Beamcore crea una factura rectificativa con las mismas líneas, un número propio con tu prefijo de rectificativa y la referencia "Creditfactuur bij" (Factura rectificativa de) seguida del número de la factura original. La factura rectificativa tiene de inmediato el estado Verstuurd y la factura original pasa a Gecrediteerd (rectificada).
La factura rectificativa no se envía automáticamente por correo. Descárgala con Meer acties → PDF downloaden (Más acciones → Descargar PDF) y envíasela tú mismo a tu cliente. Encontrarás todas las facturas rectificativas en la pestaña Credit (Rectificativas).
Anular una factura
Con Meer acties → Annuleren (Más acciones → Anular) pones una factura en Geannuleerd (anulada). Solo es posible si todavía no se ha registrado ningún pago en ella y la factura no está ya anulada o rectificada. Un borrador también puedes simplemente eliminarlo. Si ya se ha pagado algo, usa una factura rectificativa.
Recordatorios de pago automáticos
Beamcore comprueba cada día qué facturas han superado su fecha de vencimiento. Una factura recibe un recordatorio si:
- es una factura normal, no una factura rectificativa;
- el estado es Verstuurd o Deels betaald;
- la fecha de vencimiento ha pasado y aún queda un importe pendiente;
- hay una dirección de correo registrada para el cliente.
Hay tres fases. Cuándo se envía cada fase lo determinas con Herinnering-dagen na vervaldatum (Días de recordatorio tras el vencimiento) en Bedrijf → Bedrijfsinstellingen (Empresa → Ajustes de la empresa), pestaña Offertes & facturen (Presupuestos y facturas). De forma predeterminada son 3, 14 y 30 días después de la fecha de vencimiento.
- Fase 1: un correo con el asunto "Herinnering factuur" (Recordatorio de factura) y el número de factura.
- Fase 2: "Aanmaning factuur" (Requerimiento de pago de factura).
- Fase 3: "Laatste aanmaning factuur" (Último requerimiento de pago de factura).
Cada correo contiene tu texto para esa fase, el número de factura, la fecha de vencimiento, el importe pendiente y la factura en PDF. Los textos los configuras en Tekst herinnering (trap 1) (Texto del recordatorio, fase 1), Tekst aanmaning (trap 2) (Texto del requerimiento de pago, fase 2) y Tekst laatste aanmaning (trap 3) (Texto del último requerimiento de pago, fase 3). Si no introduces nada, Beamcore usa un texto predeterminado para cada fase.
Conviene saber
- Un recordatorio se envía a la dirección de correo registrada para el cliente. Puede ser una dirección distinta de la que introdujiste al enviar la factura.
- En cada factura, cada fase se envía como máximo una vez.
- Si en el momento de la comprobación una factura ya ha superado la fecha en más días, solo se envía la fase que corresponde en ese momento. Las fases anteriores no se envían con retraso.
- En cuanto una factura está en Betaald, Geannuleerd o Gecrediteerd, los recordatorios se detienen. Así que registra los pagos a tiempo. Consulta Crear y enviar una factura y registrar un pago.
- Los recordatorios solo funcionan mientras el complemento Offertes & Facturatie (Presupuestos y facturación) esté activo.