Rzeczywiste koszty projektu pochodzą z trzech źródeł: zaksięgowanych godzin, materiałów wydanych z magazynu (dodatek Houtvoorraad & Materiaalplanning (Magazyn drewna i planowanie materiałów)) oraz kosztów, które rejestrujesz samodzielnie. Poza tym Beamcore może automatycznie uwzględniać koszty produkcji i transportu. W kalkulacji powykonawczej zestawiasz wszystko z budżetem według kategorii kosztów. Interfejs Beamcore jest w języku niderlandzkim, dlatego nazwy przycisków i menu podajemy po niderlandzku z tłumaczeniem.
Rejestrowanie kosztów
W Projectfinanciën → Kostenregistratie (Finanse projektów → Rejestracja kosztów) rejestrujesz koszty, które nie pochodzą automatycznie z godzin pracy ani z magazynu, takie jak transport, dźwig, zewnętrzne ekipy i wynajem pracowników.
- Wybierz Project (Projekt) i kliknij Kosten toevoegen (Dodaj koszty).
- Wypełnij Kostencategorie (Kategoria kosztów), Omschrijving (Opis), Datum (Data) i Bedrag excl. btw (Kwota bez VAT). Kwota ujemna oznacza fakturę korygującą lub zwrot, na przykład -250,00.
- Opcjonalnie wypełnij Leverancier of vervoerder (Dostawca lub przewoźnik), Factuur- of referentienummer (Numer faktury lub numer referencyjny) i Toelichting (Wyjaśnienie). Ten sam numer może wystąpić w projekcie tylko raz, dzięki czemu faktura nie zostanie policzona podwójnie.
Pozycja kosztowa nigdy nie jest usuwana. Jeśli coś się nie zgadza, kliknij Laten vervallen (Unieważnij) i podaj Reden (Powód). Pozycja pozostaje widoczna jako unieważniona i przestaje się liczyć. Następnie w razie potrzeby zarejestruj prawidłową pozycję ponownie.
Kalkulacja powykonawcza
W Projectfinanciën → Nacalculatie (Finanse projektów → Kalkulacja powykonawcza) wybierasz projekt. Na górze znajdują się Contractwaarde (Wartość kontraktu), to, co jest Begroot (W budżecie), koszty Werkelijk tot nu toe (Rzeczywiste do tej pory), Nog te verwachten kosten (Koszty jeszcze oczekiwane) oraz Verwacht eindresultaat (Oczekiwany wynik końcowy) z marżą. W przypadku zakończonego projektu ostatnia pozycja nazywa się Resultaat (Wynik).
Tabela Begroot tegen werkelijk per categorie (Budżet a rzeczywistość według kategorii) pokazuje dla każdej kategorii głównej, ile zaplanowano, ile faktycznie wydano i jaka jest różnica. Różnica powyżej budżetu jest wyświetlana na czerwono.
- Wydane materiały są w kategorii Materialen (Materiały).
- Godziny zaksięgowane na część projektu powiązaną z kategorią kosztów są w tej kategorii jako "waarvan uren" (w tym godziny).
- Godziny zaksięgowane na część bez powiązania są pokazane osobno jako Arbeid zonder kostencategorie (Praca bez kategorii kosztów).
- Koszty automatyczne są w kategoriach Productie (Produkcja) i Transport jako "waarvan automatisch" (w tym automatyczne).
Jeśli czegoś brakuje do prawidłowego obliczenia, widzisz blok Berekening onvolledig (Obliczenie niekompletne), na przykład gdy nie ma zaakceptowanej oferty lub jeszcze zatwierdzonego budżetu. W bieżącym projekcie rzeczywiste koszty to koszty do tej pory, a nie stan końcowy.
Przyciskami Exporteren naar Excel (Eksportuj do Excela) i Exporteren naar PDF (Eksportuj do PDF) pobierasz kalkulację powykonawczą z tymi samymi liczbami co na ekranie.
Godziny według kategorii kosztów
Godziny są księgowane na część projektu. W Projectfinanciën → Instellingen (Finanse projektów → Ustawienia), w bloku Uren per kostencategorie (Godziny według kategorii kosztów), kliknij Onderdelen koppelen (Powiąż części) i wybierz kategorię kosztów dla każdej nazwy części. Powiązanie obowiązuje dla wszystkich projektów z częścią o tej nazwie. W ten sposób godziny montażu liczysz w kategorii Montage (Montaż).
Automatyczne koszty produkcji i transportu
Na tym samym ekranie, w bloku Kosten automatisch uit andere modules (Koszty automatycznie z innych modułów), za pomocą Automatische kosten wijzigen (Zmień koszty automatyczne) wybierasz, które koszty Beamcore sam doda do kalkulacji powykonawczej. Domyślnie wszystko jest wyłączone.
- Productiekosten uit de productieregistratie (Koszty produkcji z rejestracji produkcji, dodatek Productie (Produkcja)): czas przy stołach produkcyjnych pomnożony przez stawki wewnętrzne, w kategorii Produkcja. Wybierz Alleen machinekosten (Tylko koszty maszyn), jeśli pracownicy księgują swoje godziny produkcji również w rejestracji czasu pracy, w przeciwnym razie praca zostanie policzona podwójnie. Wybierz Arbeid en machinekosten (Praca i koszty maszyn), jeśli tego nie robią.
- Transportkosten uit geladen transporten (Koszty transportu z załadowanych transportów, dodatek Transport & laden (Transport i załadunek)): koszty za kurs plus koszty za stojak ciężarówki, w kategorii Transport, gdy tylko załadunek zostanie potwierdzony. Sam plan załadunku niczego nie księguje. Nie rejestruj wtedy faktury za ten sam kurs dodatkowo jako pozycji kosztowej.
Montaż nie ma kosztów automatycznych: godziny montażu przechodzą przez Godziny według kategorii kosztów, a resztę rejestrujesz jako pozycję kosztową.
Kalkulacja powykonawcza dla zestawu
Jeśli pracujesz z zestawami (dodatek Productie (Produkcja)), w zakładce Samenstellingen (Zestawy) projektu przy otwartym zestawie widzisz blok Nacalculatie (Kalkulacja powykonawcza). Dla każdego elementu widać czas aktywny, pracę i szacunek, a pod nimi samo składanie zestawu i Verschil in tijd (Różnica czasu). Kto może widzieć wynagrodzenia i stawki, widzi też koszty: produkcję według stawek wewnętrznych, materiały dodatkowe, koszty rzeczywiste, koszty budżetowe i różnicę. Za pomocą Begroting wijzigen (Zmień budżet) wypełniasz Begrote samensteltijd (uren) (Planowany czas składania, w godzinach), Begrote kosten (excl. btw) (Koszty budżetowe, bez VAT) oraz rzeczywiste koszty materiałów dodatkowych i klikasz Begroting opslaan (Zapisz budżet).