Los costes reales de un proyecto proceden de tres fuentes: las horas registradas, el material consumido de las existencias (complemento Houtvoorraad & Materiaalplanning (Existencias de madera y planificación de materiales)) y los costes que registras tú mismo. Además, Beamcore puede incluir automáticamente los costes de producción y transporte. En el poscálculo pones todo junto al presupuesto por categoría de coste. La interfaz de Beamcore está en neerlandés, por eso los nombres de botones y menús aparecen en neerlandés con una traducción.
Registrar costes
En Projectfinanciën → Kostenregistratie (Finanzas de proyectos → Registro de costes) registras los costes que no proceden automáticamente de las horas ni de las existencias, como transporte, grúa, equipos externos y personal contratado.
- Elige el Project (Proyecto) y haz clic en Kosten toevoegen (Añadir costes).
- Rellena la Kostencategorie (Categoría de coste), Omschrijving (Descripción), Datum (Fecha) y el Bedrag excl. btw (Importe sin IVA). Un importe negativo es una factura rectificativa o una devolución, por ejemplo -250,00.
- Si quieres, rellena el Leverancier of vervoerder (Proveedor o transportista), el Factuur- of referentienummer (Número de factura o de referencia) y una Toelichting (Aclaración). El mismo número solo puede usarse una vez por proyecto, para que una factura no cuente dos veces.
Una partida de coste nunca se elimina. Si algo no es correcto, haz clic en Laten vervallen (Anular) e indica un Reden (Motivo). La partida sigue visible como anulada y deja de contar. Después, si es necesario, vuelve a registrar la partida correcta.
El poscálculo
En Projectfinanciën → Nacalculatie (Finanzas de proyectos → Poscálculo) eliges el proyecto. Arriba aparecen el Contractwaarde (Valor del contrato), lo Begroot (Presupuestado), los costes Werkelijk tot nu toe (Reales hasta la fecha), los Nog te verwachten kosten (Costes aún previstos) y el Verwacht eindresultaat (Resultado final previsto) con el margen. En un proyecto finalizado este último se llama Resultaat (Resultado).
La tabla Begroot tegen werkelijk per categorie (Presupuestado frente a real por categoría) muestra por categoría principal lo presupuestado, lo gastado realmente y la diferencia. Una diferencia por encima del presupuesto aparece en rojo.
- El material consumido aparece en Materialen (Materiales).
- Las horas en una parte vinculada a una categoría de coste aparecen en esa categoría como "waarvan uren" (de las cuales horas).
- Las horas en una parte sin vínculo aparecen por separado como Arbeid zonder kostencategorie (Mano de obra sin categoría de coste).
- Los costes automáticos aparecen en Productie (Producción) y Transport (Transporte) como "waarvan automatisch" (de los cuales automáticos).
Si falta algo para hacer un cálculo correcto, ves el bloque Berekening onvolledig (Cálculo incompleto), por ejemplo si no hay un presupuesto de venta aceptado o todavía no hay un presupuesto aprobado. En un proyecto en curso, los costes reales son los costes hasta la fecha, no la cifra final.
Con Exporteren naar Excel (Exportar a Excel) y Exporteren naar PDF (Exportar a PDF) descargas el poscálculo con las mismas cifras que en pantalla.
Horas por categoría de coste
Las horas se registran en una parte del proyecto. En Projectfinanciën → Instellingen (Finanzas de proyectos → Configuración), bloque Uren per kostencategorie (Horas por categoría de coste), haz clic en Onderdelen koppelen (Vincular partes) y elige una categoría de coste para cada nombre de parte. El vínculo se aplica a todos los proyectos con una parte de ese nombre. Así cuentas las horas de montaje en Montage (Montaje).
Costes de producción y transporte automáticos
En la misma pantalla, en Kosten automatisch uit andere modules (Costes automáticos de otros módulos), eliges con Automatische kosten wijzigen (Cambiar costes automáticos) qué costes añade Beamcore por sí mismo al poscálculo. Por defecto todo está desactivado.
- Productiekosten uit de productieregistratie (Costes de producción del registro de producción, complemento Productie (Producción)): el tiempo en las mesas de producción multiplicado por las tarifas internas, en Producción. Elige Alleen machinekosten (Solo costes de máquina) si los empleados también registran sus horas de producción en el registro de horas; de lo contrario, la mano de obra cuenta dos veces. Elige Arbeid en machinekosten (Mano de obra y costes de máquina) si no lo hacen.
- Transportkosten uit geladen transporten (Costes de transporte de los transportes cargados, complemento Transport & laden (Transporte y carga)): los costes por viaje más los costes por caballete del camión, en Transporte, en cuanto se confirma la carga. Un plan de carga por sí solo no registra nada. En ese caso, no registres también la factura del mismo viaje como partida de coste.
El montaje no tiene costes automáticos: las horas de montaje pasan por Horas por categoría de coste y el resto lo registras como partida de coste.
Poscálculo por conjunto
Si trabajas con conjuntos (complemento Productie (Producción)), en la pestaña Samenstellingen (Conjuntos) de un proyecto ves, en un conjunto abierto, el bloque Nacalculatie (Poscálculo). Por elemento aparecen el tiempo activo, la mano de obra y la estimación, y debajo el ensamblaje del propio conjunto y la Verschil in tijd (Diferencia de tiempo). Quien puede ver salarios y tarifas también ve los costes: producción según las tarifas internas, materiales adicionales, costes reales, costes presupuestados y la diferencia. Con Begroting wijzigen (Modificar presupuesto) rellenas el Begrote samensteltijd (uren) (Tiempo de ensamblaje presupuestado, en horas), los Begrote kosten (excl. btw) (Costes presupuestados, sin IVA) y los costes reales de los materiales adicionales, y haces clic en Begroting opslaan (Guardar presupuesto).