De werkelijke kosten van een project komen uit drie bronnen: geboekte uren, uitgegeven materiaal uit de voorraad (add-on Houtvoorraad & Materiaalplanning) en kosten die je zelf registreert. Daarnaast kan Beamcore productie- en transportkosten automatisch meetellen. In de nacalculatie zet je alles per kostencategorie naast de begroting.
Kosten registreren
Onder Projectfinanciën → Kostenregistratie leg je kosten vast die niet automatisch uit uren of voorraad komen, zoals transport, kraan, externe ploegen en inhuur.
- Kies het Project en klik op Kosten toevoegen.
- Vul de Kostencategorie, Omschrijving, Datum en het Bedrag excl. btw in. Een negatief bedrag is een creditnota of retour, bijvoorbeeld -250,00.
- Vul eventueel de Leverancier of vervoerder, het Factuur- of referentienummer en een Toelichting in. Hetzelfde nummer kan per project maar één keer, zodat een factuur niet dubbel telt.
Een kostenpost wordt nooit verwijderd. Klopt er iets niet, klik dan op Laten vervallen en geef een Reden. De post blijft zichtbaar als vervallen en telt niet meer mee. Registreer daarna eventueel de juiste post opnieuw.
De nacalculatie
Onder Projectfinanciën → Nacalculatie kies je het project. Bovenaan staan de Contractwaarde, wat er Begroot is, de kosten Werkelijk tot nu toe, de Nog te verwachten kosten en het Verwacht eindresultaat met de marge. Bij een afgerond project heet dat laatste Resultaat.
De tabel Begroot tegen werkelijk per categorie toont per hoofdcategorie wat er begroot is, wat er werkelijk is uitgegeven en het verschil. Een verschil boven de begroting staat in rood.
- Uitgegeven materiaal staat onder Materialen.
- Uren op een onderdeel dat aan een kostencategorie is gekoppeld, staan onder die categorie als "waarvan uren".
- Uren op een onderdeel zonder koppeling staan apart als Arbeid zonder kostencategorie.
- Automatische kosten staan onder Productie en Transport als "waarvan automatisch".
Mist er iets voor een goede berekening, dan zie je het blok Berekening onvolledig, bijvoorbeeld als er geen geaccepteerde offerte is of nog geen goedgekeurde begroting. Bij een lopend project zijn de werkelijke kosten de kosten tot nu toe, niet de eindstand.
Met Exporteren naar Excel en Exporteren naar PDF download je de nacalculatie met dezelfde getallen als op het scherm.
Uren per kostencategorie
Uren worden geboekt op een projectonderdeel. Onder Projectfinanciën → Instellingen, blok Uren per kostencategorie, klik je op Onderdelen koppelen en kies je per onderdeelnaam een kostencategorie. De koppeling geldt voor alle projecten met een onderdeel met die naam. Montage-uren tel je zo onder Montage.
Productie- en transportkosten automatisch
In hetzelfde scherm kies je bij Kosten automatisch uit andere modules met Automatische kosten wijzigen welke kosten Beamcore zelf in de nacalculatie zet. Standaard staat alles uit.
- Productiekosten uit de productieregistratie (add-on Productie): de tijd aan de productietafels maal de interne tarieven, onder Productie. Kies Alleen machinekosten als medewerkers hun productie-uren ook in de urenregistratie boeken, anders telt de arbeid dubbel. Kies Arbeid en machinekosten als ze dat niet doen.
- Transportkosten uit geladen transporten (add-on Transport & laden): de kosten per rit plus de kosten per bok van de vrachtwagen, onder Transport, zodra het laden is bevestigd. Een laadplan alleen boekt niets. Registreer de factuur van dezelfde rit dan niet ook als kostenpost.
Montage heeft geen automatische kosten: montage-uren lopen via Uren per kostencategorie, de rest registreer je als kostenpost.
Nacalculatie per samenstelling
Werk je met samenstellingen (add-on Productie), dan zie je in het tabblad Samenstellingen van een project bij een geopende samenstelling het blok Nacalculatie. Per element staan de actieve tijd, de arbeid en de schatting, met daaronder het samenstellen zelf en het Verschil in tijd. Wie salaris en tarieven mag zien, ziet ook de kosten: productie volgens de interne tarieven, aanvullende materialen, werkelijke kosten, begrote kosten en het verschil. Met Begroting wijzigen vul je de Begrote samensteltijd (uren), de Begrote kosten (excl. btw) en de werkelijke kosten van aanvullende materialen in en klik je op Begroting opslaan.