Die tatsächlichen Kosten eines Projekts kommen aus drei Quellen: gebuchte Stunden, aus dem Lager ausgegebenes Material (Add-on Houtvoorraad & Materiaalplanning (Holzbestand & Materialplanung)) und Kosten, die du selbst erfasst. Außerdem kann Beamcore Produktions- und Transportkosten automatisch mitzählen. In der Nachkalkulation stellst du alles pro Kostenkategorie dem Budget gegenüber. Die Beamcore-Oberfläche ist auf Niederländisch, daher stehen Schaltflächen und Menüs hier auf Niederländisch mit Übersetzung.
Kosten erfassen
Unter Projectfinanciën → Kostenregistratie (Projektfinanzen → Kostenerfassung) erfasst du Kosten, die nicht automatisch aus Stunden oder Lagerbestand kommen, wie Transport, Kran, externe Teams und Leihpersonal.
- Wähle das Project (Projekt) und klicke auf Kosten toevoegen (Kosten hinzufügen).
- Fülle Kostencategorie (Kostenkategorie), Omschrijving (Beschreibung), Datum und den Bedrag excl. btw (Betrag ohne MwSt.) aus. Ein negativer Betrag ist eine Gutschrift oder Rücksendung, zum Beispiel -250,00.
- Fülle eventuell Leverancier of vervoerder (Lieferant oder Spediteur), die Factuur- of referentienummer (Rechnungs- oder Referenznummer) und eine Toelichting (Erläuterung) aus. Dieselbe Nummer geht pro Projekt nur einmal, damit eine Rechnung nicht doppelt zählt.
Ein Kostenposten wird nie gelöscht. Stimmt etwas nicht, klicke auf Laten vervallen (Verfallen lassen) und gib einen Reden (Grund) an. Der Posten bleibt als verfallen sichtbar und zählt nicht mehr mit. Erfasse danach eventuell den richtigen Posten neu.
Die Nachkalkulation
Unter Projectfinanciën → Nacalculatie (Projektfinanzen → Nachkalkulation) wählst du das Projekt. Oben stehen der Contractwaarde (Auftragswert), was Begroot (Geplant) ist, die Kosten Werkelijk tot nu toe (Tatsächlich bisher), die Nog te verwachten kosten (Noch zu erwartende Kosten) und das Verwacht eindresultaat (Erwartetes Endergebnis) mit der Marge. Bei einem abgeschlossenen Projekt heißt Letzteres Resultaat (Ergebnis).
Die Tabelle Begroot tegen werkelijk per categorie (Geplant gegen tatsächlich pro Kategorie) zeigt pro Hauptkategorie, was geplant war, was tatsächlich ausgegeben wurde, und die Differenz. Eine Differenz über dem Budget steht in Rot.
- Ausgegebenes Material steht unter Materialen (Material).
- Stunden auf einem Bauteil, das mit einer Kostenkategorie verknüpft ist, stehen unter dieser Kategorie als "waarvan uren" (davon Stunden).
- Stunden auf einem Bauteil ohne Verknüpfung stehen separat als Arbeid zonder kostencategorie (Arbeit ohne Kostenkategorie).
- Automatische Kosten stehen unter Productie (Produktion) und Transport als "waarvan automatisch" (davon automatisch).
Fehlt etwas für eine gute Berechnung, siehst du den Block Berekening onvolledig (Berechnung unvollständig), zum Beispiel wenn es kein angenommenes Angebot oder noch kein genehmigtes Budget gibt. Bei einem laufenden Projekt sind die tatsächlichen Kosten die bisherigen Kosten, nicht der Endstand.
Mit Exporteren naar Excel (Nach Excel exportieren) und Exporteren naar PDF (Als PDF exportieren) lädst du die Nachkalkulation mit denselben Zahlen wie auf dem Bildschirm herunter.
Stunden pro Kostenkategorie
Stunden werden auf ein Projektbauteil gebucht. Unter Projectfinanciën → Instellingen (Projektfinanzen → Einstellungen), Block Uren per kostencategorie (Stunden pro Kostenkategorie), klickst du auf Onderdelen koppelen (Bauteile verknüpfen) und wählst pro Bauteilname eine Kostenkategorie. Die Verknüpfung gilt für alle Projekte mit einem Bauteil dieses Namens. So zählst du Montagestunden unter Montage.
Produktions- und Transportkosten automatisch
Im selben Bildschirm wählst du bei Kosten automatisch uit andere modules (Kosten automatisch aus anderen Modulen) mit Automatische kosten wijzigen (Automatische Kosten ändern), welche Kosten Beamcore selbst in die Nachkalkulation setzt. Standardmäßig ist alles aus.
- Productiekosten uit de productieregistratie (Produktionskosten aus der Produktionserfassung, Add-on Productie (Produktion)): die Zeit an den Produktionstischen mal die internen Sätze, unter Produktion. Wähle Alleen machinekosten (Nur Maschinenkosten), wenn Mitarbeiter ihre Produktionsstunden auch in der Zeiterfassung buchen, sonst zählt die Arbeit doppelt. Wähle Arbeid en machinekosten (Arbeit und Maschinenkosten), wenn sie das nicht tun.
- Transportkosten uit geladen transporten (Transportkosten aus geladenen Transporten, Add-on Transport & laden (Transport & Laden)): die Kosten pro Fahrt plus die Kosten pro Bock des Lkw, unter Transport, sobald das Laden bestätigt ist. Ein Ladeplan allein bucht nichts. Erfasse die Rechnung derselben Fahrt dann nicht auch als Kostenposten.
Montage hat keine automatischen Kosten: Montagestunden laufen über Stunden pro Kostenkategorie, den Rest erfasst du als Kostenposten.
Nachkalkulation pro Baugruppe
Arbeitest du mit Baugruppen (Add-on Productie (Produktion)), siehst du im Reiter Samenstellingen (Baugruppen) eines Projekts bei einer geöffneten Baugruppe den Block Nacalculatie (Nachkalkulation). Pro Element stehen die aktive Zeit, die Arbeit und die Schätzung, darunter das Zusammenbauen selbst und die Verschil in tijd (Zeitdifferenz). Wer Gehalt und Sätze sehen darf, sieht auch die Kosten: Produktion nach den internen Sätzen, zusätzliches Material, tatsächliche Kosten, geplante Kosten und die Differenz. Mit Begroting wijzigen (Budget ändern) füllst du die Begrote samensteltijd (uren) (Geplante Zusammenbauzeit, Stunden), die Begrote kosten (excl. btw) (Geplante Kosten, ohne MwSt.) und die tatsächlichen Kosten für zusätzliches Material aus und klickst auf Begroting opslaan (Budget speichern).