Nie każdy, kto potrzebuje pliku, musi dostać konto. Za pomocą Delen via link (Udostępnij przez link) wysyłasz wybrane pliki projektu na jeden lub więcej adresów e-mail. Odbiorca otwiera stronę pobierania bez logowania. Ty decydujesz, jak długo link działa i czy jest zabezpieczony hasłem. Interfejs Beamcore jest w języku niderlandzkim, dlatego nazwy przycisków i menu podajemy po niderlandzku z tłumaczeniem.
Kto może udostępniać
Potrzebujesz uprawnienia Bestanden delen via een link (Udostępniaj pliki przez link). Domyślnie mają je role admin i tekenaar (kreślarz).
Udostępnianie plików
- Otwórz projekt i przejdź do karty Documenten (Dokumenty).
- Na liście Bestanden (Pliki) zaznacz pliki, które chcesz udostępnić.
- W akcjach zbiorczych wybierz Delen via link.
- Wypełnij okno Bestanden delen (Udostępnij pliki) i kliknij Delen en versturen (Udostępnij i wyślij).
Z każdego wybranego pliku udostępniana jest bieżąca wersja. Po wysłaniu Beamcore pokazuje link w komunikacie, dzięki czemu możesz go też sam skopiować.
Pola w oknie
- Ontvangers (e-mail) (Odbiorcy, e-mail): wymagane. Możesz wpisać kilka adresów e-mail. Każdy adres otrzymuje osobną wiadomość z tym samym linkiem.
- Bericht (optioneel) (Wiadomość, opcjonalnie): wyjaśnienie o długości maksymalnie 2000 znaków. Pojawia się w wiadomości e-mail i na stronie pobierania.
- Geldig (dagen) (Ważny, dni): domyślnie 30 dni. Minimum 1, maksimum 365 dni.
- Wachtwoord (optioneel) (Hasło, opcjonalnie): jeśli coś wpiszesz, odbiorca musi podać to hasło, zanim zobaczy pliki. Beamcore nie wysyła hasła e-mailem. Przekaż je samodzielnie, najlepiej inną drogą.
- Losse bestanden toevoegen (niet in Beamcore) (Dodaj osobne pliki, spoza Beamcore): pliki z twojego komputera, które chcesz dołączyć bez zapisywania ich w projekcie. Maksymalnie 20 plików, każdy o rozmiarze najwyżej 1 GB.
Co widzi odbiorca
Odbiorca otrzymuje wiadomość e-mail z tematem informującym, że twoja firma udostępniła pliki. W wiadomości znajdują się liczba plików, twoja wiadomość, data, do której link jest ważny, oraz przycisk Bestanden bekijken en downloaden (Zobacz i pobierz pliki).
Na stronie Gedeelde bestanden (Udostępnione pliki) u góry widnieje logo lub nazwa twojej firmy. Poniżej:
- twoja wiadomość, jeśli ją dołączyłeś;
- przycisk Download alles (zip) (Pobierz wszystko, zip);
- pliki z ich rozmiarem i przy każdym pliku link Download (Pobierz);
- data, do której link jest ważny.
Jeśli link jest zabezpieczony hasłem, odbiorca najpierw widzi ekran Wachtwoord vereist (Wymagane hasło) z przyciskiem Ontgrendelen (Odblokuj). Przy błędnym haśle pojawia się komunikat, że hasło jest nieprawidłowe.
Jeśli link wygasł lub został wycofany, odbiorca widzi stronę Link verlopen (Link wygasł) z prośbą o poproszenie nadawcy o nowy link. Pobieranie nie jest wtedy już możliwe.
Zarządzanie udostępnionymi linkami
Na tej samej karcie Documenten znajduje się lista Gedeelde links (Udostępnione linki). Każda wysyłka jest na niej widoczna z datą, nadawcą, odbiorcami, wiadomością, liczbą plików, datą wygaśnięcia, liczbą pobrań i statusem: Actief (Aktywny), Verlopen (Wygasły) lub Ingetrokken (Wycofany).
- Bekijken (Zobacz): otwiera wszystkie szczegóły wysyłki, w tym nazwy plików i link.
- Kopieer link (Kopiuj link): pokazuje link w komunikacie, dzięki czemu możesz go ponownie przesłać.
- Intrekken (Wycofaj): natychmiast unieważnia aktywny link. Najpierw to potwierdzasz.
Mając tylko uprawnienie do udostępniania, widzisz tu swoje własne wysyłki. Z uprawnieniem Gedeelde links beheren/intrekken (Zarządzaj udostępnionymi linkami / wycofuj je) widzisz wysyłki wszystkich współpracowników. Domyślnie ma je rola admin.
Dobrze wiedzieć
Wycofanego lub wygasłego linku nie można ponownie aktywować. Udostępnij wtedy pliki jeszcze raz. Jeśli chcesz, żeby ktoś na stałe śledził projekt, daj mu konto i przypisz go do projektu. Zobacz Przypisywanie klientów i wykonawców do projektu.