Niet iedereen die een bestand nodig heeft, hoeft een account te krijgen. Met Delen via link stuur je een selectie projectbestanden naar een of meer e-mailadressen. De ontvanger opent een downloadpagina zonder in te loggen. Jij bepaalt hoe lang de link werkt en of er een wachtwoord op zit.
Wie kan delen
Je hebt het recht Bestanden delen via een link nodig. Standaard hebben de rollen admin en tekenaar dat recht.
Bestanden delen
- Open het project en ga naar het tabblad Documenten.
- Vink in de lijst Bestanden de bestanden aan die je wilt delen.
- Kies bij de bulkacties Delen via link.
- Vul het venster Bestanden delen in en klik op Delen en versturen.
Van elk gekozen bestand wordt de huidige versie gedeeld. Na het versturen toont Beamcore de link in een melding, zodat je hem ook zelf kunt kopiëren.
De velden in het venster
- Ontvangers (e-mail): verplicht. Je kunt meerdere e-mailadressen invullen. Elk adres krijgt een eigen mail met dezelfde link.
- Bericht (optioneel): een toelichting van maximaal 2000 tekens. Die staat in de mail en op de downloadpagina.
- Geldig (dagen): standaard 30 dagen. Minimaal 1 en maximaal 365 dagen.
- Wachtwoord (optioneel): vul je iets in, dan moet de ontvanger dat wachtwoord invoeren voordat hij de bestanden ziet. Beamcore mailt het wachtwoord niet mee. Geef het zelf door, bij voorkeur langs een andere weg.
- Losse bestanden toevoegen (niet in Beamcore): bestanden van je computer die je wilt meesturen zonder ze in het project op te slaan. Maximaal 20 bestanden van elk hooguit 1 GB.
Wat de ontvanger ziet
De ontvanger krijgt een mail met als onderwerp dat jouw bedrijf bestanden heeft gedeeld. In de mail staan het aantal bestanden, je bericht, de datum tot wanneer de link geldig is en de knop Bestanden bekijken en downloaden.
Op de pagina Gedeelde bestanden staat bovenaan het logo of de naam van je bedrijf. Daaronder:
- je bericht, als je er een hebt meegestuurd;
- de knop Download alles (zip);
- de bestanden met hun grootte en per bestand een link Download;
- de datum tot wanneer de link geldig is.
Staat er een wachtwoord op, dan ziet de ontvanger eerst het scherm Wachtwoord vereist met de knop Ontgrendelen. Bij een fout wachtwoord verschijnt de melding dat het wachtwoord onjuist is.
Is de link verlopen of ingetrokken, dan ziet de ontvanger de pagina Link verlopen met het verzoek om de afzender om een nieuwe link te vragen. Downloaden kan dan niet meer.
Gedeelde links beheren
Op hetzelfde tabblad Documenten staat de lijst Gedeelde links. Elke verzending staat erin met de datum, de afzender, de ontvangers, het bericht, het aantal bestanden, de verloopdatum, het aantal downloads en de status: Actief, Verlopen of Ingetrokken.
- Bekijken: opent alle details van de verzending, inclusief de bestandsnamen en de link.
- Kopieer link: toont de link in een melding, zodat je hem opnieuw kunt doorsturen.
- Intrekken: maakt een actieve link direct onbruikbaar. Je bevestigt dit eerst.
Met alleen het recht om te delen zie je hier je eigen verzendingen. Met het recht Gedeelde links beheren/intrekken zie je die van alle collega's. Standaard heeft de rol admin dat recht.
Goed om te weten
Een ingetrokken of verlopen link kun je niet opnieuw activeren. Deel de bestanden dan opnieuw. Wil je dat iemand structureel met een project meekijkt, geef hem dan een account en koppel hem aan het project. Zie Klanten en aannemers aan een project koppelen.