Nieuwe mensen voeg je toe onder Bedrijf → Gebruikers. Je kunt iemand los uitnodigen of een hele groep in één keer. Wat de ontvanger krijgt, hangt af van twee dingen: heeft hij al een Beamcore-account, en heb je zijn naam ingevuld.
Eén persoon uitnodigen
- Ga naar Bedrijf → Gebruikers en klik op Gebruiker aanmaken.
- Vul het E-mailadres in.
- Kies onder Rechten een of meer Rollen. Kies je niets, dan krijgt de gebruiker de rol klant.
- Klik op Aanmaken.
Je hebt hiervoor het recht Gebruiker aanmaken nodig. Rollen toewijzen kan alleen met het recht Gebruiker bewerken.
Wat de ontvanger krijgt
- Het adres heeft al een account: de ontvanger krijgt een uitnodiging per mail en kiest zelf of hij accepteert of weigert. Pas na accepteren hoort hij bij jouw bedrijf.
- Nieuw adres, met naam: het account wordt direct aangemaakt. De ontvanger krijgt een welkomstmail met een tijdelijk wachtwoord.
- Nieuw adres, zonder naam: de ontvanger krijgt een registratielink en kiest daar zelf zijn naam en een wachtwoord van minimaal 8 tekens. Het account bestaat pas daarna.
Bij Gebruiker aanmaken vul je geen naam in. Een nieuw adres krijgt daar dus altijd de registratielink. Een naam meegeven kan bij Meerdere uitnodigen.
Meerdere uitnodigen
- Klik op Meerdere uitnodigen.
- Vul per regel E-mail, eventueel Naam, en de Rol in. De rol staat standaard op klant.
- Voeg regels toe met + Persoon toevoegen.
- Laat Mail nu aan als de persoon direct bericht moet krijgen. Zet je het uit, dan wordt de gebruiker stil aangemaakt en mail je later.
- Klik op Uitnodigen.
Na afloop zie je in een melding hoeveel mensen gemaild zijn en hoeveel stil zijn aangemaakt. Adressen die niet verwerkt konden worden, staan er als geskipt bij. Dat gebeurt bijvoorbeeld als er geen vrije app-licentie meer is: elke uitgenodigde gebruiker krijgt app-toegang en gebruikt daarmee een licentie. Meer daarover in App-toegang en app-licenties.
Welkomstmail versturen
Bij gebruikers die nog nooit hebben ingelogd, staat in de lijst de actie Welkomstmail versturen. Daarmee stuur je een nieuwe welkomstmail met een nieuw tijdelijk wachtwoord. Het vorige wachtwoord werkt daarna niet meer. Je hebt hiervoor het recht Gebruiker bewerken nodig. Handig voor stil aangemaakte accounts of als de eerste mail is zoekgeraakt.
Uitnodigingen beheren
Onder Bedrijf → Uitnodigingen staan twee tabbladen:
- Ontvangen: uitnodigingen aan jouw eigen e-mailadres, met de acties Accepteren en Weigeren. Dit tabblad heeft iedere gebruiker.
- Verstuurd: wat jouw bedrijf heeft verstuurd. Dit tabblad zie je met het recht Gebruiker aanmaken.
Een uitnodiging is 14 dagen geldig. De vervaldatum staat in de kolom Vervalt. De status is Pending, Geaccepteerd, Verlopen of Ingetrokken. Bij een openstaande uitnodiging kun je:
- Opnieuw sturen: de mail gaat nogmaals de deur uit. Dit kan per uitnodiging hooguit eens per 5 minuten.
- Intrekken: de link in de mail werkt daarna niet meer. Je kunt later een nieuwe uitnodiging sturen.
Een account dat je met naam hebt aangemaakt, staat hier meteen als Geaccepteerd: die persoon hoeft niets te bevestigen.