Neue Personen fügst du unter Bedrijf → Gebruikers (Unternehmen → Benutzer) hinzu. Du kannst jemanden einzeln einladen oder eine ganze Gruppe auf einmal. Was der Empfänger bekommt, hängt von zwei Dingen ab: ob er schon ein Beamcore-Konto hat und ob du seinen Namen eingetragen hast. Die Beamcore-Oberfläche ist auf Niederländisch, daher stehen Schaltflächen und Menüs hier auf Niederländisch mit Übersetzung.
Eine Person einladen
- Gehe zu Bedrijf → Gebruikers und klicke auf Gebruiker aanmaken (Benutzer anlegen).
- Trage die E-mailadres (E-Mail-Adresse) ein.
- Wähle unter Rechten (Berechtigungen) eine oder mehrere Rollen. Wählst du nichts, bekommt der Benutzer die Rolle klant (Kunde).
- Klicke auf Aanmaken (Anlegen).
Dafür brauchst du die Berechtigung Gebruiker aanmaken. Rollen zuweisen geht nur mit der Berechtigung Gebruiker bewerken (Benutzer bearbeiten).
Was der Empfänger bekommt
- Die Adresse hat schon ein Konto: Der Empfänger bekommt eine Einladung per E-Mail und entscheidet selbst, ob er annimmt oder ablehnt. Erst nach dem Annehmen gehört er zu deinem Unternehmen.
- Neue Adresse, mit Namen: Das Konto wird sofort angelegt. Der Empfänger bekommt eine Willkommensmail mit einem vorläufigen Passwort.
- Neue Adresse, ohne Namen: Der Empfänger bekommt einen Registrierungslink und wählt dort selbst seinen Namen und ein Passwort mit mindestens 8 Zeichen. Das Konto besteht erst danach.
Bei Gebruiker aanmaken trägst du keinen Namen ein. Eine neue Adresse bekommt dort also immer den Registrierungslink. Einen Namen mitgeben kannst du bei Meerdere uitnodigen (Mehrere einladen).
Mehrere einladen
- Klicke auf Meerdere uitnodigen.
- Trage pro Zeile E-mail (E-Mail), bei Bedarf Naam (Name) und die Rol (Rolle) ein. Die Rolle steht standardmäßig auf klant.
- Füge Zeilen mit + Persoon toevoegen (+ Person hinzufügen) hinzu.
- Lass Mail nu (Jetzt mailen) eingeschaltet, wenn die Person sofort Bescheid bekommen soll. Schaltest du es aus, wird der Benutzer still angelegt und du mailst später.
- Klicke auf Uitnodigen (Einladen).
Anschließend siehst du in einer Meldung, wie viele Personen eine E-Mail bekommen haben und wie viele still angelegt wurden. Adressen, die nicht verarbeitet werden konnten, stehen als übersprungen dabei. Das passiert zum Beispiel, wenn keine freie App-Lizenz mehr vorhanden ist: Jeder eingeladene Benutzer bekommt App-Zugang und verbraucht damit eine Lizenz. Mehr dazu in App-Zugang und App-Lizenzen.
Willkommensmail senden
Bei Benutzern, die sich noch nie angemeldet haben, steht in der Liste die Aktion Welkomstmail versturen (Willkommensmail senden). Damit schickst du eine neue Willkommensmail mit einem neuen vorläufigen Passwort. Das vorherige Passwort funktioniert danach nicht mehr. Dafür brauchst du die Berechtigung Gebruiker bewerken. Praktisch für still angelegte Konten oder wenn die erste E-Mail verloren gegangen ist.
Einladungen verwalten
Unter Bedrijf → Uitnodigingen (Unternehmen → Einladungen) stehen zwei Reiter:
- Ontvangen (Empfangen): Einladungen an deine eigene E-Mail-Adresse, mit den Aktionen Accepteren (Annehmen) und Weigeren (Ablehnen). Diesen Reiter hat jeder Benutzer.
- Verstuurd (Gesendet): was dein Unternehmen verschickt hat. Diesen Reiter siehst du mit der Berechtigung Gebruiker aanmaken.
Eine Einladung ist 14 Tage gültig. Das Ablaufdatum steht in der Spalte Vervalt (Läuft ab). Der Status ist Pending (Ausstehend), Geaccepteerd (Angenommen), Verlopen (Abgelaufen) oder Ingetrokken (Zurückgezogen). Bei einer offenen Einladung kannst du:
- Opnieuw sturen (Erneut senden): Die E-Mail geht noch einmal raus. Das geht pro Einladung höchstens einmal alle 5 Minuten.
- Intrekken (Zurückziehen): Der Link in der E-Mail funktioniert danach nicht mehr. Du kannst später eine neue Einladung senden.
Ein Konto, das du mit Namen angelegt hast, steht hier sofort als Geaccepteerd: Diese Person muss nichts bestätigen.