Die vier Standardrollen decken die meisten Situationen ab. Manchmal willst du etwas dazwischen: einen Arbeitsvorbereiter, der zwar die Planung verwaltet, aber keine Benutzer, oder einen Kollegen, der nur Angebote erstellt. Dafür legst du eine eigene Rolle unter Bedrijf → Rollen (Unternehmen → Rollen) an. Die Beamcore-Oberfläche ist auf Niederländisch, daher stehen Schaltflächen und Menüs hier auf Niederländisch mit Übersetzung.
Wer Rollen verwalten kann
Das Menü Rollen siehst du mit der Berechtigung Rollen zien (Rollen sehen). Anlegen, Bearbeiten und Löschen sind getrennte Berechtigungen in der Gruppe Gebruikers & rollen (Benutzer & Rollen). Standardmäßig hat die Rolle admin sie alle. Ein Inhaber darf es immer.
Eine Rolle anlegen
- Gehe zu Bedrijf → Rollen und klicke auf Nieuwe rol (Neue Rolle).
- Trage bei Naam (Name) einen kurzen Namen ein. Erlaubt sind nur Kleinbuchstaben, Ziffern, der Bindestrich und der Unterstrich, zum Beispiel werkvoorbereider. Der Name muss innerhalb deines Unternehmens eindeutig sein.
- Hake pro Gruppe die Berechtigungen an, die zur Rolle gehören. Jede Gruppe kannst du auf- und zuklappen.
- Klicke auf Aanmaken (Anlegen).
Das Feld Guard ist fest eingestellt und muss nicht angepasst werden.
Die Berechtigungsgruppen
Die Berechtigungen sind nach Bereichen von Beamcore gruppiert. Die Gruppen, die du am häufigsten brauchst:
- Projecten (Projekte): Liste sehen, ansehen, anlegen, bearbeiten, löschen, Projektmitglieder ansehen, Benutzer verwalten, Status ändern, sperren und entsperren.
- Planning (Planung): Planung ansehen und Planung verwalten.
- Medewerkers (Mitarbeiter): Mitarbeiter, Dienstpläne und Abwesenheit verwalten.
- Projectsjablonen (Projektvorlagen): Vorlagen sehen, anlegen, bearbeiten und löschen.
- Project-bestanden (Projektdateien): Dateien sehen, hochladen, bearbeiten und löschen, Ordner anlegen, umbenennen und löschen sowie den Ordnerzugriff pro Rolle verwalten.
- Annotaties (Anmerkungen): erledigte Anmerkungen oder die eines anderen bearbeiten.
- Bestanden delen (Dateien teilen): Dateien per Link teilen und geteilte Links verwalten oder zurückziehen.
- Klanten (Kunden): Kunden sehen, anlegen, bearbeiten und löschen sowie Kunden-Benutzer verknüpfen.
- Project-aanvragen (Projektanfragen): eine Anfrage einreichen, ansehen, genehmigen oder ablehnen.
- Offertes (Angebote) und Facturen (Rechnungen): vom Ansehen und Erstellen bis zum Versenden, eine Zahlung erfassen und eine Gutschrift erstellen.
- Urenregistratie (Zeiterfassung): Stunden ansehen und buchen, Stunden anderer bearbeiten und Stundenzettel genehmigen oder wieder öffnen.
- Houtvoorraad (Holzlager): Bestand, Materialplanung und Bestellungen ansehen oder verwalten.
- Klanttevredenheid (Kundenzufriedenheit): eine Zufriedenheitsumfrage ausfüllen.
- Productideeën (roadmap) (Produktideen (Roadmap)): Ideen ansehen, einreichen, dafür abstimmen und kommentieren.
- Bedrijfsinstellingen (Unternehmenseinstellungen): Einstellungen ansehen und bearbeiten, das Erscheinungsbild ändern und E-Mail-Vorlagen verwalten.
- E-mail (E-Mail): gesendete E-Mails ansehen.
- Facturatie (Abrechnung): den Lastschrifteinzug verwalten und das Abonnement und die Add-ons ändern.
- Gebruikers & rollen: Benutzer und Rollen sehen, anlegen, bearbeiten und löschen.
Eine Berechtigung gibt nur Zugriff auf etwas, das dein Unternehmen auch hat. Berechtigungen für Angebote, Rechnungen, Zeiterfassung oder Holzlager bewirken erst etwas, wenn das zugehörige Add-on aktiv ist.
Achte auf eine Abhängigkeit: Hakst du bei Projecten Gebruikers beheren (Benutzer verwalten) an, speichert Beamcore Projectleden bekijken (Projektmitglieder ansehen) automatisch mit.
Eine Rolle anpassen
Klicke in der Liste auf Openen (Öffnen). Oben auf der Seite stehen Alles activeren (Alles aktivieren) und Alles deactiveren (Alles deaktivieren), um alle Häkchen auf einmal zu setzen oder zu entfernen. Es ändert sich erst etwas, nachdem du gespeichert hast. Die Änderung gilt für alle mit dieser Rolle.
Die Standardrollen admin, tekenaar (Zeichner), klant (Kunde) und aannemer (Bauunternehmer) kannst du anpassen, aber nicht löschen. Eine eigene Rolle kannst du löschen. In der Liste siehst du pro Rolle in der Spalte Gebruikers (Benutzer), wie viele Personen sie haben, und in der Spalte Permissies (Berechtigungen), wie viele Berechtigungen darin stecken.
Die Rolle einem Benutzer zuweisen
- Gehe zu Bedrijf → Gebruikers (Unternehmen → Benutzer) und klicke beim Benutzer auf Openen.
- Füge die Rolle im Feld Rollen hinzu. Ein Benutzer kann mehrere Rollen haben.
- Speichere.
Deine eigene Rolle steht auch in der Auswahlliste, wenn du jemanden einlädst. Welche Projekte jemand sieht, ändert sich durch eine Rolle nicht. Das läuft über die Verknüpfung mit Projekten, siehe Rollen und Rechte.