De vier standaardrollen dekken de meeste situaties. Soms wil je iets ertussenin: een werkvoorbereider die wel de planning beheert maar geen gebruikers, of een collega die alleen offertes maakt. Daarvoor maak je een eigen rol onder Bedrijf → Rollen.
Wie kan rollen beheren
Het menu Rollen zie je met het recht Rollen zien. Aanmaken, bewerken en verwijderen zijn aparte rechten in de groep Gebruikers & rollen. Standaard heeft de rol admin ze allemaal. Een eigenaar mag het altijd.
Een rol aanmaken
- Ga naar Bedrijf → Rollen en klik op Nieuwe rol.
- Vul bij Naam een korte naam in. Alleen kleine letters, cijfers, het liggend streepje en de underscore zijn toegestaan, bijvoorbeeld werkvoorbereider. De naam moet uniek zijn binnen je bedrijf.
- Vink per groep de rechten aan die bij de rol horen. Elke groep kun je in- en uitklappen.
- Klik op Aanmaken.
Het veld Guard staat vast en hoef je niet aan te passen.
De rechtengroepen
De rechten zijn gegroepeerd per onderdeel van Beamcore. De groepen die je het vaakst nodig hebt:
- Projecten: lijst zien, bekijken, aanmaken, bewerken, verwijderen, projectleden bekijken, gebruikers beheren, status wijzigen, op slot zetten en van slot afhalen.
- Planning: planning bekijken en planning beheren.
- Medewerkers: medewerkers, roosters en afwezigheid beheren.
- Projectsjablonen: sjablonen zien, aanmaken, bewerken en verwijderen.
- Project-bestanden: bestanden zien, uploaden, bewerken en verwijderen, mappen aanmaken, hernoemen en verwijderen, en map-toegang per rol beheren.
- Annotaties: afgehandelde annotaties of die van een ander bewerken.
- Bestanden delen: bestanden delen via een link en gedeelde links beheren of intrekken.
- Klanten: klanten zien, aanmaken, bewerken en verwijderen, en klant-gebruikers koppelen.
- Project-aanvragen: een aanvraag indienen, bekijken, goedkeuren of afwijzen.
- Offertes en Facturen: van bekijken en opstellen tot versturen, een betaling registreren en een creditfactuur maken.
- Urenregistratie: uren bekijken en boeken, uren van anderen bewerken en urenstaten goedkeuren of heropenen.
- Houtvoorraad: voorraad, materiaalplanning en bestellingen bekijken of beheren.
- Klanttevredenheid: een tevredenheidsmeting invullen.
- Productideeën (roadmap): ideeën bekijken, indienen, erop stemmen en reageren.
- Bedrijfsinstellingen: instellingen bekijken en bewerken, de huisstijl wijzigen en e-mailtemplates beheren.
- E-mail: verzonden e-mails bekijken.
- Facturatie: de automatische incasso beheren en het abonnement en de add-ons wijzigen.
- Gebruikers & rollen: gebruikers en rollen zien, aanmaken, bewerken en verwijderen.
Een recht geeft alleen toegang tot iets wat je bedrijf ook heeft. Rechten voor offertes, facturen, urenregistratie of houtvoorraad doen pas iets als de bijbehorende add-on actief is.
Let op één koppeling: vink je bij Projecten Gebruikers beheren aan, dan slaat Beamcore Projectleden bekijken automatisch mee op.
Een rol aanpassen
Klik in de lijst op Openen. Bovenaan de pagina staan Alles activeren en Alles deactiveren om in één keer alle vinkjes te zetten of weg te halen. Er verandert pas iets nadat je opslaat. De wijziging geldt voor iedereen met die rol.
De standaardrollen admin, tekenaar, klant en aannemer kun je aanpassen maar niet verwijderen. Een eigen rol verwijder je wel. In de lijst zie je per rol in de kolom Gebruikers hoeveel mensen hem hebben en in de kolom Permissies hoeveel rechten erin zitten.
De rol aan een gebruiker toewijzen
- Ga naar Bedrijf → Gebruikers en klik bij de gebruiker op Openen.
- Voeg de rol toe in het veld Rollen. Een gebruiker kan meerdere rollen hebben.
- Sla op.
Je eigen rol staat ook in de keuzelijst wanneer je iemand uitnodigt. Welke projecten iemand ziet, verandert niet door een rol. Dat loopt via de koppeling aan projecten, zie Rollen en rechten.