Het Beamcore-klantportaal ondersteunt meerdere toegangsniveaus. Hiermee regel je dat klanten alleen zien wat relevant is voor hen, terwijl interne gebruikers en samenwerkingspartners de juiste rechten hebben.
De beschikbare rollen
Beamcore kent de volgende standaardrollen binnen een project:
- Eigenaar: Volledige toegang, inclusief het beheren van rollen en het vergrendelen van het project.
- Redacteur: Kan tekeningen uploaden, versies aanmaken en annotaties beheren. Geen toegang tot projectinstellingen.
- Reviewer: Kan documenten bekijken en annotaties plaatsen. Kan geen bestanden uploaden of instellingen aanpassen.
- Gast: Leestoegang zonder loginverplichting via een gedeelde link. Kan niet annoteren.
De rollen Eigenaar, Redacteur en Reviewer vereisen een actief Beamcore-account. Gasten krijgen toegang via een tijdgebonden, projectspecifieke link.
Een klant uitnodigen
- Open het project en ga naar Projectinstellingen → Toegang.
- Klik op Uitnodiging sturen en vul het e-mailadres in van de ontvanger.
- Selecteer de gewenste rol (doorgaans Reviewer voor klanten).
- Klik op Versturen. De ontvanger krijgt een e-mail met een activatielink.
Heeft de klant nog geen account? Dan wordt er automatisch een aanmaakoverzicht meegestuurd in de uitnodigingsmail.
Toegang per project
Toegang in Beamcore is altijd projectgebonden. Iemand die toegang heeft tot project A, ziet project B niet, tenzij hij daar apart voor is uitgenodigd. Dit is bewust ontworpen: klanten zien alleen hun eigen projecten, niet die van andere opdrachtgevers.
Interne gebruikers (medewerkers van jouw bureau) zijn doorgaans op organisatieniveau toegevoegd en hebben toegang tot alle projecten tenzij een project expliciet op privé is gezet via Projectinstellingen → Zichtbaarheid.
Delen zonder login
Voor situaties waarbij je snel een document wil delen zonder de ontvanger een account te laten aanmaken, gebruik je een gastlink:
- Open het document in het portaal.
- Klik op Delen → Gastlink aanmaken.
- Stel de geldigheidsperiode in (standaard 7 dagen, maximaal 30 dagen).
- Kopieer de link en stuur hem naar de ontvanger.
De ontvanger kan het document bekijken maar niet annoteren of downloaden, tenzij je downloaden expliciet toestaat bij het aanmaken van de link.
Toegang intrekken
Ga naar Projectinstellingen → Toegang en klik op de gebruiker wiens toegang je wilt intrekken. Klik op Verwijder toegang. De gebruiker verliest direct alle toegang tot het project en ontvangt hiervan een automatische notificatie. Gastlinks trek je in via Delen → Beheer links: klik op de link en kies Deactiveren.