Iedereen die met jouw bureau samenwerkt, logt in op hetzelfde portaal: collega's, klanten en aannemers. Wat iemand daar mag, hangt af van zijn rol. Welke projecten hij ziet, hangt af van de projecten waaraan hij gekoppeld is. Dat zijn twee losse dingen, en het helpt om ze uit elkaar te houden.
De vier standaardrollen
Elk bedrijf start met vier rollen. Je vindt ze onder Bedrijf → Rollen, geschreven in kleine letters zoals hieronder. Je kunt ze aanpassen, maar niet verwijderen.
- admin: beheert het bedrijf. Projecten aanmaken, bewerken en verwijderen, gebruikers aan projecten koppelen, de planning beheren, klanten beheren, gebruikers en rollen beheren, bedrijfsinstellingen en huisstijl aanpassen, het abonnement wijzigen, bestanden delen en gedeelde links beheren. Heeft je bedrijf de bijbehorende add-on, dan komen daar offertes en facturen, urenregistratie en houtvoorraad bij.
- tekenaar: werkt in de projecten waaraan hij gekoppeld is. Projecten bekijken, de projectstatus wijzigen, de planning bekijken en beheren, bestanden bekijken en uploaden, mappen aanmaken, klanten bekijken, uren boeken en bestanden delen via een link. Geen beheer van gebruikers, rollen of bedrijfsinstellingen.
- klant: ziet zijn eigen projecten, bekijkt de planning, bekijkt en uploadt bestanden en kan een tevredenheidsscore geven. Met de add-on Offertes & Facturatie kan een klant ook de offertes bekijken die aan hem zijn verstuurd en die accepteren of afwijzen.
- aannemer: de smalste rol. Een aannemer ziet de projecten waaraan hij gekoppeld is en de berichten die ook aan de aannemer zijn gericht. Hij heeft standaard geen toegang tot projectbestanden en geen klantgegevens.
Alle vier de rollen mogen meedoen op de roadmap onder Productideeën: ideeën indienen, stemmen en reageren.
De eigenaar
Eigenaar is geen rol maar een vlag per gebruiker. Onder Bedrijf → Gebruikers zie je in de kolom Eigenaar wie het is. Een eigenaar komt door elke rechtencontrole binnen het bedrijf heen, ongeacht zijn rol, en ziet alle projecten van het bedrijf. De vlag stel je niet zelf in het portaal in.
Welke projecten iemand ziet
De projectenlijst is gebaseerd op koppeling, niet op rol:
- Een eigenaar ziet alle projecten van het bedrijf.
- Ieder ander ziet alleen de projecten waaraan hij gekoppeld is, of waarvan hij de klant is. Dat geldt ook voor een admin.
- Wie zelf een project aanmaakt, wordt er automatisch aan gekoppeld.
De rol bepaalt vervolgens wat iemand binnen zo'n project mag. Een tekenaar en een klant kunnen dus hetzelfde project zien en er toch heel andere dingen in kunnen doen. Hoe je mensen koppelt, lees je in Klanten en aannemers aan een project koppelen.
Een rol toewijzen of wijzigen
- Ga naar Bedrijf → Gebruikers.
- Klik bij de gebruiker op Openen.
- Kies onder Rechten in het veld Rollen een of meer rollen en sla op.
Hiervoor heb je het recht Gebruiker bewerken nodig. Met het filter Rol boven de lijst zoek je snel alle klanten of alle aannemers op.
Past geen standaardrol?
Dan maak je een eigen rol met precies de rechten die je nodig hebt. Dat staat in Eigen rollen aanmaken.