Een klant of aannemer ziet een project pas als hij eraan gekoppeld is. Dat regel je op het project zelf. De rol van de gebruiker bepaalt daarna wat hij er mag. Dit artikel laat zien hoe je koppelt, hoe je iemand direct uitnodigt en wat het verschil tussen klant en aannemer in de praktijk is.
Gekoppelde gebruikers op een project
Open het project en ga naar het tabblad Samenwerking. Onder de berichten staat het blok Gekoppelde gebruikers, met per persoon naam, e-mailadres en rol.
Je ziet dit blok met het recht Projectleden bekijken. Koppelen en ontkoppelen kan met het recht Gebruikers beheren. Standaard heeft alleen de rol admin deze rechten, en een eigenaar mag het altijd.
Een bestaande gebruiker koppelen
- Klik op Gebruiker koppelen.
- Zoek op naam of e-mailadres. Achter elke naam staat de rol.
- Bevestig je keuze.
De lijst toont de gebruikers van jouw bedrijf die nog niet aan dit project hangen. Eigenaren staan er niet in, want zij zien alle projecten al. De gekoppelde gebruiker krijgt een melding dat hij aan het project is toegevoegd.
Je kunt gebruikers ook kiezen in het veld Gekoppelde gebruikers wanneer je een project aanmaakt of bewerkt.
Een nieuwe gebruiker uitnodigen
- Klik op Gebruiker uitnodigen.
- Vul Naam en E-mailadres in.
- Kies bij Rol binnen het bedrijf bijvoorbeeld klant of aannemer. Laat je het veld leeg, dan wordt het klant.
- Klik op Uitnodigen.
Is het e-mailadres nieuw, dan wordt het account direct aangemaakt, krijgt de persoon een welkomstmail met een tijdelijk wachtwoord en is hij meteen aan het project gekoppeld.
Heeft het adres al een Beamcore-account, dan krijgt de persoon alleen een uitnodiging per mail en is hij nog niet aan het project gekoppeld. Staat hij al in jouw gebruikerslijst, gebruik dan Gebruiker koppelen. Komt hij van een ander bedrijf, wacht dan tot hij de uitnodiging heeft geaccepteerd en koppel hem daarna.
Iemand ontkoppelen
Klik in de regel van de gebruiker op Ontkoppelen. Zijn toegang tot dit project vervalt direct. Het account zelf blijft bestaan.
Gebruikers bij een klant
Onder CRM → Klanten heeft elke klant een tabblad Gebruikers. Daar leg je vast welke personen bij dat klantbedrijf horen:
- Bestaande gebruiker koppelen: kies een gebruiker en vul eventueel Functie en Primair contactpersoon in.
- Nieuwe gebruikers uitnodigen: vul per regel naam, e-mailadres, rol, functie en of het de primaire contactpersoon is. Met Mail nu bepaal je of de persoon direct een mail krijgt. Sluit af met Uitnodigen + koppelen.
Deze koppeling bepaalt onder meer welke personen de verstuurde offertes van die klant kunnen inzien. Reken er voor de projectenlijst niet op: daar ziet iemand een project pas als hij ook op het project zelf gekoppeld is. Koppel de contactpersoon dus altijd ook daar.
Klant of aannemer: het verschil in de praktijk
- Bestanden: een klant kan projectbestanden bekijken en uploaden. Een aannemer heeft standaard geen toegang tot de bestanden.
- Berichten: een klant ziet alle gesprekken van het project en kan er zelf een starten. Een aannemer ziet alleen gesprekken die naar Klant en aannemer zijn gestuurd en kan alleen reageren.
- Planning: een klant heeft ook het menu Planning. Een aannemer ziet de planning alleen binnen het project.
- Offertes: een klant kan verstuurde offertes bekijken en accepteren of afwijzen, als je bedrijf de add-on Offertes & Facturatie heeft. Een aannemer niet.
Een uitgebreid overzicht vanuit de klant bekeken staat in Wat je klant ziet en kan in het portaal.