Je klant en je aannemer loggen in op hetzelfde portaal als jij, maar zien een veel kleiner deel. Dit artikel beschrijft het portaal door hun ogen, zodat je het in een paar zinnen kunt uitleggen. We gaan uit van de standaardrollen klant en aannemer. Heb je die rollen aangepast, dan kan het bij jou afwijken.
Inloggen
Een uitgenodigde gebruiker logt in met zijn e-mailadres en wachtwoord. Hoe hij aan dat wachtwoord komt, hangt af van de uitnodiging: hij kreeg een welkomstmail met een tijdelijk wachtwoord, of een link waarmee hij zelf een naam en wachtwoord koos. Is hij zijn wachtwoord kwijt, dan vraagt hij op de inlogpagina een nieuw wachtwoord aan. De varianten staan in Gebruikers uitnodigen.
Welke projecten zichtbaar zijn
Een klant of aannemer ziet alleen de projecten waaraan hij gekoppeld is. Projecten van andere opdrachtgevers ziet hij niet, ook hun namen niet. Mist je klant een project, controleer dan op het project onder Samenwerking of hij bij Gekoppelde gebruikers staat.
Wat een klant kan
- Planning volgen: op het tabblad Planning van het project staan de onderdelen met start- en opleverdatum en de voortgang. Via het menu Planning ziet hij de planning van zijn projecten bij elkaar.
- Bestanden bekijken en downloaden: op het tabblad Documenten, per bestand met Bekijken en Download, of alles tegelijk met Alles downloaden (ZIP). Eerdere versies staan onder Versies.
- Bestanden aanleveren: met Bestanden uploaden, zolang het project niet op slot staat. Van zijn eigen bestanden kan hij een Nieuwe versie uploaden of het bestand verwijderen.
- Feedback geven op een pdf: bij pdf-bestanden staat de actie Annoteren. Daarmee plaatst hij opmerkingen op het document zelf.
- Berichten sturen: een gesprek starten en reageren, met bijlagen. Zie Berichten per project.
Een map kan voor bepaalde rollen verborgen zijn. Ziet je klant een bestand niet, kijk dan of zijn rol voor die map is uitgesloten.
Wat een aannemer kan
De aannemer heeft bewust een smalle rol:
- Hij ziet het project met het overzicht en de planning van de onderdelen.
- Hij heeft standaard geen toegang tot de projectbestanden en ziet het tabblad Documenten dus niet.
- Hij ziet alleen gesprekken die naar Klant en aannemer zijn gestuurd. Hij kan daarop reageren, maar zelf geen gesprek starten.
Wil je een aannemer toch bestanden laten zien, deel ze dan via een link of geef hem een rol met bestandsrechten. Zie Bestanden delen via een link en Eigen rollen aanmaken.
Offertes
Heeft je bedrijf de add-on Offertes & Facturatie (€59 per maand), dan ziet een klant ook de menugroep Offertes & facturen. Onder Offertes staan de offertes die aan hem of aan zijn klantbedrijf zijn verstuurd. Die kan hij bekijken en accepteren of afwijzen. Concepten ziet hij niet. Zonder de add-on is dit deel er niet.
Meer tijd aanvragen bij een deadline
Wie een onderdeel uit de planning moet uitvoeren, krijgt twee werkdagen voor de deadline een herinnering per mail. Dat kan ook je klant zijn, als het onderdeel op zijn naam staat. In de mail staat de knop Meer tijd aanvragen. De link werkt 14 dagen en vraagt geen login.
- De ontvanger vult in hoeveel extra werkdagen hij nodig heeft, van 1 tot en met 30. Weekenddagen tellen niet mee.
- Hij geeft een reden op.
- Hij klikt op Vraag indienen.
Beamcore vangt de extra dagen waar mogelijk op in de onderdelen die erna komen. Lukt dat niet volledig, dan moet de aanvrager eerst akkoord geven dat de opleverdatum van het project opschuift. Daarna is de planning direct bijgewerkt. Houd hier rekening mee bij het toewijzen van onderdelen aan de klant.
Tevredenheid delen na oplevering
Heeft een project de status Afgerond of Gearchiveerd, dan vindt een klant in de projectenlijst onder Meer acties de actie Tevredenheid delen. Hij geeft een score van 0 tot en met 10 op de vraag hoe waarschijnlijk hij jullie zou aanbevelen, met een optionele toelichting. Dat kan één keer per project. Aannemers hebben deze actie standaard niet.