Elk project heeft zijn eigen berichten. Zo staat de afstemming met klant en aannemer bij het project en niet verspreid over mailboxen. Je vindt de berichten op het project onder het tabblad Samenwerking, en van al je projecten samen onder CRM → Berichten.
Een gesprek starten
- Open het project, ga naar Samenwerking en klik bij Berichten op Nieuw bericht.
- Vul eventueel een Onderwerp in (maximaal 150 tekens).
- Schrijf je Bericht (maximaal 5000 tekens).
- Kies bij Versturen naar voor wie het bedoeld is.
- Klik op Versturen.
Start je vanuit CRM → Berichten, dan kies je in hetzelfde venster eerst het Project.
Voor wie is het bericht
Bij Versturen naar zijn er twee keuzes:
- Alleen klant: de standaardkeuze. Het team en de klant zien het gesprek, de aannemer niet.
- Klant en aannemer: ook de aannemers die aan het project gekoppeld zijn, zien het gesprek en krijgen bericht.
Het team ontvangt een bericht altijd. Het team bestaat uit de collega's die aan het project gekoppeld zijn. Is er niemand gekoppeld, dan gaan de berichten naar de eigenaren en admins van je bedrijf. De keuze geldt voor het hele gesprek: reacties volgen de doelgroep van het eerste bericht.
Wie een gesprek kan starten
- Het team en de klant kunnen een gesprek starten en zien alle gesprekken van het project.
- Een aannemer kan geen gesprek starten. Hij ziet alleen gesprekken met de doelgroep Klant en aannemer en kan daarop reageren. Zijn reactie gaat naar het team en de klant, niet naar andere aannemers.
Reageren, met of zonder bijlagen
- Klik op het gesprek of op Reageren. Je ziet het hele gesprek met alle eerdere reacties en bijlagen.
- Typ je antwoord bij Jouw reactie.
- Voeg eventueel bestanden toe bij Bijlagen: maximaal 10 bestanden van elk hooguit 1 GB.
- Kies bij Opslaan in map de projectmap waarin de bijlagen komen. Met + Nieuwe map maken vul je bij Naam nieuwe map een nieuwe map in.
- Klik op Reactie versturen.
Bijlagen zijn gewone projectbestanden. Ze staan na het versturen ook bij de bestanden van het project, in de map die je koos. Het veld Bijlagen zie je daarom alleen als je bestanden mag uploaden en het project niet op slot staat. Een bijlage downloaden kan alleen wie dat bestand ook in het project mag zien.
Meldingen en ongelezen berichten
Ontvangers krijgen een e-mail met de volledige tekst van het bericht en de namen van de bijlagen, en een melding in het portaal. De afzender krijgt zelf geen melding.
Achter Berichten in het menu staat een teller met het aantal gesprekken waarin iets ongelezen is. In de lijst herken je zo'n gesprek aan de vette tekst en een stip voor het onderwerp. Zodra je het gesprek opent, geldt het als gelezen.
Het overzicht van alle projecten
Onder CRM → Berichten staan de gesprekken van alle projecten die je mag zien. Je filtert er op Project, Zichtbaar voor, Type, Van en Periode. In de kolom Status zie je per gesprek of het alleen naar de klant ging of ook naar de aannemer.
Berichten die je meestuurt bij het aanleveren van documenten, komen ook in deze lijst terecht. Zo blijft alles over een project op één plek terug te vinden.