Naast het portaal is er de mobiele app van Beamcore. Wie die mag gebruiken, regel je met app-toegang. Elke goedgekeurde toegang gebruikt een app-licentie, en het aantal licenties hangt af van je abonnement. Dit artikel legt uit hoe je toegang geeft, aanvragen beoordeelt en licenties weer vrijmaakt.
Hoeveel licenties je hebt
Elk abonnement heeft een aantal app-licenties inbegrepen:
- Starter: 2 app-licenties
- Groei: 5 app-licenties
- Pro: 10 app-licenties
- Enterprise: 20 app-licenties
Heb je er meer nodig, dan breid je uit met de add-on Extra app-licenties. Die kost €12 per licentie per maand en telt op bij wat je abonnement al bevat.
De pagina App-toegang
Ga naar Bedrijf → App-toegang. Je ziet deze pagina als eigenaar, of met het recht Abonnement + add-ons zelf wijzigen. Standaard heeft de rol admin dat recht.
Bovenaan staan drie tegels:
- App-licenties: hoeveel er in gebruik zijn, en van hoeveel.
- In afwachting: het aantal aanvragen dat je nog moet beoordelen.
- Vrije licenties: hoeveel je er nog kunt toekennen.
Daaronder staat de lijst met openstaande aanvragen en goedgekeurde gebruikers, met naam, e-mailadres, status, apparaat en het moment van aanvragen. De status is In afwachting of Goedgekeurd.
Zelf iemand toegang geven
- Klik op Gebruiker toevoegen.
- Kies bij Gebruiker de persoon. De lijst toont gebruikers van je bedrijf die nog geen app-toegang hebben.
- Klik op Toegang geven.
De gebruiker kan direct inloggen in de app en krijgt daar een melding van. Had hij zelf al een aanvraag lopen, dan wordt die goedgekeurd. Hij gebruikt dus geen twee licenties.
Wie je uitnodigt via Bedrijf → Gebruikers, krijgt bij de uitnodiging meteen goedgekeurde app-toegang. Ook dat gebruikt een licentie.
Aanvragen beoordelen
Een gebruiker kan vanuit de app zelf toegang aanvragen. Een aanvraag geldt per apparaat: in de kolom Apparaat zie je om welk toestel het gaat. De eigenaren van je bedrijf krijgen een melding in Beamcore, en achter App-toegang in het menu verschijnt een teller.
- Goedkeuren: de gebruiker krijgt toegang en een melding dat het gelukt is. Dit gebruikt een licentie.
- Afkeuren: de aanvraag verdwijnt uit de lijst en de gebruiker krijgt geen toegang.
Beide acties bevestig je eerst.
Toegang intrekken
Bij een goedgekeurde gebruiker staat de actie Intrekken. De gebruiker verliest zijn app-toegang en de licentie komt vrij voor iemand anders. Hij kan daarna opnieuw toegang aanvragen. Zijn account en zijn toegang tot het portaal blijven bestaan.
Als de limiet bereikt is
Zijn alle licenties in gebruik, dan staat er op de pagina een melding dat de limiet bereikt is. Goedkeuren of toevoegen lukt dan niet: Beamcore meldt dat er geen vrije app-licentie meer is. Ook een nieuwe gebruiker uitnodigen wordt dan geweigerd.
Je hebt drie mogelijkheden:
- toegang intrekken bij iemand die de app niet meer gebruikt;
- de add-on Extra app-licenties uitbreiden via Bedrijf → Abonnement;
- overstappen naar een groter abonnement.
Beamcore blokkeert alleen nieuwe toekenningen. Wie al goedgekeurd is, houdt zijn toegang. Meer over uitnodigen lees je in Gebruikers uitnodigen.