Nicht jeder, der eine Datei braucht, muss ein Konto bekommen. Mit Delen via link (Per Link teilen) sendest du eine Auswahl an Projektdateien an eine oder mehrere E-Mail-Adressen. Der Empfänger öffnet eine Downloadseite, ohne sich anzumelden. Du bestimmst, wie lange der Link funktioniert und ob er mit einem Passwort geschützt ist. Die Beamcore-Oberfläche ist auf Niederländisch, daher stehen Schaltflächen und Menüs hier auf Niederländisch mit Übersetzung.
Wer teilen kann
Du brauchst die Berechtigung Bestanden delen via een link (Dateien per Link teilen). Standardmäßig haben die Rollen admin und tekenaar (Zeichner) diese Berechtigung.
Dateien teilen
- Öffne das Projekt und gehe zum Reiter Documenten (Dokumente).
- Hake in der Liste Bestanden (Dateien) die Dateien an, die du teilen willst.
- Wähle bei den Sammelaktionen Delen via link.
- Fülle das Fenster Bestanden delen (Dateien teilen) aus und klicke auf Delen en versturen (Teilen und senden).
Von jeder gewählten Datei wird die aktuelle Version geteilt. Nach dem Senden zeigt Beamcore den Link in einer Meldung, sodass du ihn auch selbst kopieren kannst.
Die Felder im Fenster
- Ontvangers (e-mail) (Empfänger (E-Mail)): Pflichtfeld. Du kannst mehrere E-Mail-Adressen eintragen. Jede Adresse bekommt eine eigene E-Mail mit demselben Link.
- Bericht (optioneel) (Nachricht (optional)): eine Erläuterung mit höchstens 2000 Zeichen. Sie steht in der E-Mail und auf der Downloadseite.
- Geldig (dagen) (Gültig (Tage)): standardmäßig 30 Tage. Mindestens 1 und höchstens 365 Tage.
- Wachtwoord (optioneel) (Passwort (optional)): Trägst du etwas ein, muss der Empfänger dieses Passwort eingeben, bevor er die Dateien sieht. Beamcore schickt das Passwort nicht in der E-Mail mit. Gib es selbst weiter, am besten auf einem anderen Weg.
- Losse bestanden toevoegen (niet in Beamcore) (Einzelne Dateien hinzufügen (nicht in Beamcore)): Dateien von deinem Computer, die du mitsenden willst, ohne sie im Projekt zu speichern. Höchstens 20 Dateien mit jeweils höchstens 1 GB.
Was der Empfänger sieht
Der Empfänger bekommt eine E-Mail mit dem Betreff, dass dein Unternehmen Dateien geteilt hat. In der E-Mail stehen die Anzahl der Dateien, deine Nachricht, das Datum, bis zu dem der Link gültig ist, und die Schaltfläche Bestanden bekijken en downloaden (Dateien ansehen und herunterladen).
Auf der Seite Gedeelde bestanden (Geteilte Dateien) steht oben das Logo oder der Name deines Unternehmens. Darunter:
- deine Nachricht, wenn du eine mitgeschickt hast;
- die Schaltfläche Download alles (zip) (Alles herunterladen (zip));
- die Dateien mit ihrer Größe und pro Datei ein Link Download (Herunterladen);
- das Datum, bis zu dem der Link gültig ist.
Ist ein Passwort gesetzt, sieht der Empfänger zuerst den Bildschirm Wachtwoord vereist (Passwort erforderlich) mit der Schaltfläche Ontgrendelen (Entsperren). Bei einem falschen Passwort erscheint die Meldung, dass das Passwort nicht stimmt.
Ist der Link abgelaufen oder zurückgezogen, sieht der Empfänger die Seite Link verlopen (Link abgelaufen) mit der Bitte, den Absender um einen neuen Link zu bitten. Herunterladen ist dann nicht mehr möglich.
Geteilte Links verwalten
Auf demselben Reiter Documenten steht die Liste Gedeelde links (Geteilte Links). Jede Sendung steht darin mit dem Datum, dem Absender, den Empfängern, der Nachricht, der Anzahl der Dateien, dem Ablaufdatum, der Anzahl der Downloads und dem Status: Actief (Aktiv), Verlopen (Abgelaufen) oder Ingetrokken (Zurückgezogen).
- Bekijken (Ansehen): öffnet alle Details der Sendung, einschließlich der Dateinamen und des Links.
- Kopieer link (Link kopieren): zeigt den Link in einer Meldung, sodass du ihn erneut weiterleiten kannst.
- Intrekken (Zurückziehen): macht einen aktiven Link sofort unbrauchbar. Du bestätigst das vorher.
Nur mit der Berechtigung zum Teilen siehst du hier deine eigenen Sendungen. Mit der Berechtigung Gedeelde links beheren/intrekken (Geteilte Links verwalten/zurückziehen) siehst du die aller Kollegen. Standardmäßig hat die Rolle admin diese Berechtigung.
Gut zu wissen
Einen zurückgezogenen oder abgelaufenen Link kannst du nicht wieder aktivieren. Teile die Dateien dann erneut. Soll jemand dauerhaft bei einem Projekt mitschauen, gib ihm ein Konto und verknüpfe ihn mit dem Projekt. Siehe Kunden und Bauunternehmer mit einem Projekt verknüpfen.