No todas las personas que necesitan un archivo tienen que recibir una cuenta. Con Delen via link (Compartir mediante enlace) envías una selección de archivos del proyecto a una o varias direcciones de correo. El destinatario abre una página de descarga sin iniciar sesión. Tú decides cuánto tiempo funciona el enlace y si tiene contraseña. La interfaz de Beamcore está en neerlandés, por eso los nombres de botones y menús aparecen en neerlandés con una traducción.
Quién puede compartir
Necesitas el permiso Bestanden delen via een link (Compartir archivos mediante un enlace). Por defecto, los roles admin y tekenaar (delineante) tienen ese permiso.
Compartir archivos
- Abre el proyecto y ve a la pestaña Documenten (Documentos).
- En la lista Bestanden (Archivos), marca los archivos que quieres compartir.
- En las acciones masivas, elige Delen via link.
- Rellena la ventana Bestanden delen (Compartir archivos) y haz clic en Delen en versturen (Compartir y enviar).
De cada archivo elegido se comparte la versión actual. Después del envío, Beamcore muestra el enlace en un mensaje, para que también puedas copiarlo tú mismo.
Los campos de la ventana
- Ontvangers (e-mail) (Destinatarios, correo electrónico): obligatorio. Puedes introducir varias direcciones de correo. Cada dirección recibe su propio correo con el mismo enlace.
- Bericht (optioneel) (Mensaje, opcional): una explicación de un máximo de 2000 caracteres. Aparece en el correo y en la página de descarga.
- Geldig (dagen) (Válido, días): 30 días por defecto. Mínimo 1 y máximo 365 días.
- Wachtwoord (optioneel) (Contraseña, opcional): si introduces algo, el destinatario tiene que escribir esa contraseña antes de ver los archivos. Beamcore no envía la contraseña por correo. Comunícala tú mismo, preferiblemente por otra vía.
- Losse bestanden toevoegen (niet in Beamcore) (Añadir archivos sueltos, no en Beamcore): archivos de tu ordenador que quieres enviar sin guardarlos en el proyecto. Máximo 20 archivos de 1 GB como máximo cada uno.
Lo que ve el destinatario
El destinatario recibe un correo cuyo asunto indica que tu empresa ha compartido archivos. En el correo aparecen el número de archivos, tu mensaje, la fecha hasta la que el enlace es válido y el botón Bestanden bekijken en downloaden (Ver y descargar archivos).
En la página Gedeelde bestanden (Archivos compartidos) aparece arriba el logotipo o el nombre de tu empresa. Debajo:
- tu mensaje, si has enviado uno;
- el botón Download alles (zip) (Descargar todo, zip);
- los archivos con su tamaño y, en cada archivo, un enlace Download (Descargar);
- la fecha hasta la que el enlace es válido.
Si tiene contraseña, el destinatario ve primero la pantalla Wachtwoord vereist (Contraseña obligatoria) con el botón Ontgrendelen (Desbloquear). Si la contraseña es incorrecta, aparece un mensaje que lo indica.
Si el enlace ha caducado o se ha revocado, el destinatario ve la página Link verlopen (Enlace caducado) con la petición de que solicite un enlace nuevo al remitente. Entonces ya no es posible descargar.
Gestionar los enlaces compartidos
En la misma pestaña Documenten está la lista Gedeelde links (Enlaces compartidos). Cada envío aparece con la fecha, el remitente, los destinatarios, el mensaje, el número de archivos, la fecha de caducidad, el número de descargas y el estado: Actief (Activo), Verlopen (Caducado) o Ingetrokken (Revocado).
- Bekijken (Ver): abre todos los detalles del envío, incluidos los nombres de los archivos y el enlace.
- Kopieer link (Copiar enlace): muestra el enlace en un mensaje, para que puedas reenviarlo.
- Intrekken (Revocar): inutiliza de inmediato un enlace activo. Primero lo confirmas.
Si solo tienes el permiso para compartir, aquí ves tus propios envíos. Con el permiso Gedeelde links beheren/intrekken (Gestionar/revocar enlaces compartidos) ves los de todos tus compañeros. Por defecto, el rol admin tiene ese permiso.
Conviene saber
Un enlace revocado o caducado no se puede volver a activar. En ese caso, vuelve a compartir los archivos. Si quieres que alguien siga un proyecto de forma continuada, dale una cuenta y vincúlalo al proyecto. Consulta Vincular clientes y contratistas a un proyecto.