Añades personas nuevas en Bedrijf → Gebruikers (Empresa → Usuarios). Puedes invitar a alguien individualmente o a un grupo entero de una vez. Lo que recibe el destinatario depende de dos cosas: si ya tiene una cuenta de Beamcore y si has rellenado su nombre. La interfaz de Beamcore está en neerlandés, por eso los nombres de botones y menús aparecen en neerlandés con una traducción.
Invitar a una persona
- Ve a Bedrijf → Gebruikers y haz clic en Gebruiker aanmaken (Crear usuario).
- Rellena el E-mailadres (Dirección de correo electrónico).
- En Rechten (Permisos), elige uno o más Rollen (Roles). Si no eliges ninguno, el usuario recibe el rol klant (cliente).
- Haz clic en Aanmaken (Crear).
Para ello necesitas el permiso Gebruiker aanmaken. Asignar roles solo es posible con el permiso Gebruiker bewerken (Editar usuario).
Lo que recibe el destinatario
- La dirección ya tiene una cuenta: el destinatario recibe una invitación por correo y decide él mismo si la acepta o la rechaza. Solo después de aceptarla pasa a formar parte de tu empresa.
- Dirección nueva, con nombre: la cuenta se crea directamente. El destinatario recibe un correo de bienvenida con una contraseña temporal.
- Dirección nueva, sin nombre: el destinatario recibe un enlace de registro y allí elige él mismo su nombre y una contraseña de al menos 8 caracteres. La cuenta no existe hasta entonces.
En Gebruiker aanmaken no rellenas ningún nombre. Por eso, una dirección nueva siempre recibe allí el enlace de registro. Puedes indicar un nombre en Meerdere uitnodigen (Invitar a varios).
Invitar a varios
- Haz clic en Meerdere uitnodigen (Invitar a varios).
- En cada fila, rellena E-mail (Correo electrónico), si quieres Naam (Nombre), y el Rol. El rol está configurado como klant (cliente) por defecto.
- Añade filas con + Persoon toevoegen (+ Añadir persona).
- Deja activado Mail nu (Enviar correo ahora) si la persona debe recibir un aviso de inmediato. Si lo desactivas, el usuario se crea de forma silenciosa y le envías el correo más tarde.
- Haz clic en Uitnodigen (Invitar).
Al terminar, un mensaje te indica a cuántas personas se ha enviado un correo y cuántas se han creado de forma silenciosa. Las direcciones que no se han podido procesar aparecen como omitidas. Esto ocurre, por ejemplo, si ya no queda ninguna licencia de la app libre: cada usuario invitado recibe acceso a la app y, con ello, usa una licencia. Más información en Acceso a la app y licencias de la app.
Enviar el correo de bienvenida
En los usuarios que nunca han iniciado sesión, la lista muestra la acción Welkomstmail versturen (Enviar correo de bienvenida). Con ella envías un nuevo correo de bienvenida con una nueva contraseña temporal. La contraseña anterior deja de funcionar. Para ello necesitas el permiso Gebruiker bewerken. Resulta útil para cuentas creadas de forma silenciosa o si el primer correo se ha perdido.
Gestionar las invitaciones
En Bedrijf → Uitnodigingen (Empresa → Invitaciones) hay dos pestañas:
- Ontvangen (Recibidas): invitaciones a tu propia dirección de correo, con las acciones Accepteren (Aceptar) y Weigeren (Rechazar). Todos los usuarios tienen esta pestaña.
- Verstuurd (Enviadas): lo que ha enviado tu empresa. Ves esta pestaña con el permiso Gebruiker aanmaken (Crear usuario).
Una invitación es válida durante 14 días. La fecha de caducidad aparece en la columna Vervalt (Caduca). El estado es Pending (Pendiente), Geaccepteerd (Aceptada), Verlopen (Caducada) o Ingetrokken (Revocada). En una invitación pendiente puedes:
- Opnieuw sturen (Reenviar): el correo se envía otra vez. Esto es posible como máximo una vez cada 5 minutos por invitación.
- Intrekken (Revocar): el enlace del correo deja de funcionar. Más adelante puedes enviar una nueva invitación.
Una cuenta que has creado con nombre aparece aquí directamente como Geaccepteerd: esa persona no tiene que confirmar nada.