Nowe osoby dodajesz w Bedrijf → Gebruikers (Firma → Użytkownicy). Możesz zaprosić kogoś pojedynczo lub całą grupę za jednym razem. To, co otrzyma odbiorca, zależy od dwóch rzeczy: czy ma już konto Beamcore i czy wpisałeś jego imię i nazwisko. Interfejs Beamcore jest w języku niderlandzkim, dlatego nazwy przycisków i menu podajemy po niderlandzku z tłumaczeniem.
Zapraszanie jednej osoby
- Przejdź do Bedrijf → Gebruikers i kliknij Gebruiker aanmaken (Utwórz użytkownika).
- Wpisz E-mailadres (Adres e-mail).
- W sekcji Rechten (Uprawnienia) wybierz jedną lub więcej Rollen (Role). Jeśli niczego nie wybierzesz, użytkownik otrzyma rolę klant (klient).
- Kliknij Aanmaken (Utwórz).
Potrzebujesz do tego uprawnienia Gebruiker aanmaken. Przypisywanie ról jest możliwe tylko z uprawnieniem Gebruiker bewerken (Edytuj użytkownika).
Co otrzymuje odbiorca
- Adres ma już konto: odbiorca otrzymuje zaproszenie e-mailem i sam decyduje, czy je zaakceptować, czy odrzucić. Dopiero po akceptacji należy do twojej firmy.
- Nowy adres, z imieniem i nazwiskiem: konto zostaje utworzone od razu. Odbiorca otrzymuje powitalną wiadomość e-mail z tymczasowym hasłem.
- Nowy adres, bez imienia i nazwiska: odbiorca otrzymuje link rejestracyjny i sam wybiera tam swoje imię i nazwisko oraz hasło o długości co najmniej 8 znaków. Konto istnieje dopiero potem.
W Gebruiker aanmaken nie wpisujesz imienia i nazwiska. Nowy adres otrzymuje więc tam zawsze link rejestracyjny. Imię i nazwisko możesz podać w Meerdere uitnodigen (Zaproś kilka osób).
Zapraszanie kilku osób
- Kliknij Meerdere uitnodigen (Zaproś kilka osób).
- W każdym wierszu wpisz E-mail, opcjonalnie Naam (Imię i nazwisko) oraz Rol (Rola). Rola jest domyślnie ustawiona na klant (klient).
- Dodawaj wiersze przyciskiem + Persoon toevoegen (+ Dodaj osobę).
- Zostaw włączone Mail nu (Wyślij teraz), jeśli osoba ma od razu otrzymać wiadomość. Jeśli to wyłączysz, użytkownik zostanie utworzony po cichu, a e-mail wyślesz później.
- Kliknij Uitnodigen (Zaproś).
Na koniec w komunikacie zobaczysz, do ilu osób wysłano e-mail, a ile utworzono po cichu. Adresy, których nie udało się przetworzyć, są tam wymienione jako pominięte. Dzieje się tak na przykład wtedy, gdy nie ma już wolnej licencji na aplikację: każdy zaproszony użytkownik otrzymuje dostęp do aplikacji i tym samym wykorzystuje licencję. Więcej na ten temat w artykule Dostęp do aplikacji i licencje na aplikację.
Wysyłanie wiadomości powitalnej
Przy użytkownikach, którzy jeszcze nigdy się nie zalogowali, na liście znajduje się akcja Welkomstmail versturen (Wyślij wiadomość powitalną). Wysyłasz nią nową wiadomość powitalną z nowym tymczasowym hasłem. Poprzednie hasło przestaje wtedy działać. Potrzebujesz do tego uprawnienia Gebruiker bewerken. Przydaje się to przy kontach utworzonych po cichu lub gdy pierwsza wiadomość zaginęła.
Zarządzanie zaproszeniami
W Bedrijf → Uitnodigingen (Firma → Zaproszenia) znajdują się dwie karty:
- Ontvangen (Otrzymane): zaproszenia na twój własny adres e-mail, z akcjami Accepteren (Akceptuj) i Weigeren (Odrzuć). Tę kartę ma każdy użytkownik.
- Verstuurd (Wysłane): to, co wysłała twoja firma. Tę kartę widzisz z uprawnieniem Gebruiker aanmaken (Utwórz użytkownika).
Zaproszenie jest ważne przez 14 dni. Data wygaśnięcia znajduje się w kolumnie Vervalt (Wygasa). Status to Pending (Oczekujące), Geaccepteerd (Zaakceptowane), Verlopen (Wygasłe) lub Ingetrokken (Wycofane). Przy otwartym zaproszeniu możesz:
- Opnieuw sturen (Wyślij ponownie): wiadomość zostaje wysłana jeszcze raz. W przypadku jednego zaproszenia jest to możliwe najwyżej raz na 5 minut.
- Intrekken (Wycofaj): link w wiadomości przestaje wtedy działać. Później możesz wysłać nowe zaproszenie.
Konto utworzone z imieniem i nazwiskiem jest tu od razu oznaczone jako Geaccepteerd: ta osoba nie musi niczego potwierdzać.