Każdy projekt ma własne wiadomości. Dzięki temu ustalenia z klientem i wykonawcą są przy projekcie, a nie rozproszone po skrzynkach pocztowych. Wiadomości znajdziesz w projekcie na karcie Samenwerking (Współpraca), a wiadomości ze wszystkich projektów razem w CRM → Berichten (CRM → Wiadomości). Interfejs Beamcore jest w języku niderlandzkim, dlatego nazwy przycisków i menu podajemy po niderlandzku z tłumaczeniem.
Rozpoczynanie rozmowy
- Otwórz projekt, przejdź do Samenwerking i w sekcji Berichten (Wiadomości) kliknij Nieuw bericht (Nowa wiadomość).
- Opcjonalnie wpisz Onderwerp (Temat, maksymalnie 150 znaków).
- Napisz Bericht (Wiadomość, maksymalnie 5000 znaków).
- W polu Versturen naar (Wyślij do) wybierz, dla kogo jest wiadomość.
- Kliknij Versturen (Wyślij).
Jeśli zaczynasz z CRM → Berichten, w tym samym oknie najpierw wybierasz Project (Projekt).
Dla kogo jest wiadomość
W polu Versturen naar są dwie opcje:
- Alleen klant (Tylko klient): opcja domyślna. Zespół i klient widzą rozmowę, wykonawca nie.
- Klant en aannemer (Klient i wykonawca): rozmowę widzą też wykonawcy przypisani do projektu i otrzymują powiadomienie.
Zespół zawsze otrzymuje wiadomość. Zespół to współpracownicy przypisani do projektu. Jeśli nikt nie jest przypisany, wiadomości trafiają do właścicieli i adminów twojej firmy. Wybór dotyczy całej rozmowy: odpowiedzi trafiają do tych samych odbiorców co pierwsza wiadomość.
Kto może rozpocząć rozmowę
- Zespół i klient mogą rozpocząć rozmowę i widzą wszystkie rozmowy w projekcie.
- Wykonawca nie może rozpocząć rozmowy. Widzi tylko rozmowy z odbiorcami Klant en aannemer i może na nie odpowiadać. Jego odpowiedź trafia do zespołu i klienta, a nie do innych wykonawców.
Odpowiadanie, z załącznikami lub bez
- Kliknij rozmowę lub Reageren (Odpowiedz). Zobaczysz całą rozmowę ze wszystkimi wcześniejszymi odpowiedziami i załącznikami.
- Wpisz odpowiedź w polu Jouw reactie (Twoja odpowiedź).
- Opcjonalnie dodaj pliki w polu Bijlagen (Załączniki): maksymalnie 10 plików, każdy o rozmiarze najwyżej 1 GB.
- W polu Opslaan in map (Zapisz w folderze) wybierz folder projektu, do którego trafią załączniki. Za pomocą + Nieuwe map maken (+ Utwórz nowy folder) wpisujesz nowy folder w polu Naam nieuwe map (Nazwa nowego folderu).
- Kliknij Reactie versturen (Wyślij odpowiedź).
Załączniki to zwykłe pliki projektu. Po wysłaniu znajdują się też wśród plików projektu, w wybranym przez ciebie folderze. Dlatego pole Bijlagen widzisz tylko wtedy, gdy możesz przesyłać pliki, a projekt nie jest zablokowany. Załącznik może pobrać tylko ten, kto może zobaczyć ten plik także w projekcie.
Powiadomienia i nieprzeczytane wiadomości
Odbiorcy otrzymują wiadomość e-mail z pełną treścią wiadomości i nazwami załączników oraz powiadomienie w portalu. Nadawca sam nie otrzymuje powiadomienia.
Przy pozycji Berichten w menu znajduje się licznik z liczbą rozmów, w których jest coś nieprzeczytanego. Na liście taką rozmowę rozpoznasz po pogrubionym tekście i kropce przed tematem. Gdy tylko otworzysz rozmowę, uznaje się ją za przeczytaną.
Przegląd wszystkich projektów
W CRM → Berichten znajdują się rozmowy ze wszystkich projektów, które możesz widzieć. Filtrujesz je według pól Project (Projekt), Zichtbaar voor (Widoczne dla), Type (Typ), Van (Od) i Periode (Okres). W kolumnie Status widzisz przy każdej rozmowie, czy trafiła tylko do klienta, czy także do wykonawcy.
Wiadomości dołączane przy dostarczaniu dokumentów również trafiają na tę listę. Dzięki temu wszystko, co dotyczy projektu, można znaleźć w jednym miejscu.