Cada proyecto tiene sus propios mensajes. Así, la coordinación con el cliente y el contratista queda junto al proyecto y no repartida entre buzones de correo. Encontrarás los mensajes en el proyecto, en la pestaña Samenwerking (Colaboración), y los de todos tus proyectos juntos en CRM → Berichten (CRM → Mensajes). La interfaz de Beamcore está en neerlandés, por eso los nombres de botones y menús aparecen en neerlandés con una traducción.
Iniciar una conversación
- Abre el proyecto, ve a Samenwerking y, en Berichten (Mensajes), haz clic en Nieuw bericht (Nuevo mensaje).
- Si quieres, rellena un Onderwerp (Asunto, máximo 150 caracteres).
- Escribe tu Bericht (Mensaje, máximo 5000 caracteres).
- En Versturen naar (Enviar a), elige a quién va dirigido.
- Haz clic en Versturen (Enviar).
Si empiezas desde CRM → Berichten, en la misma ventana eliges primero el Project (Proyecto).
A quién va dirigido el mensaje
En Versturen naar hay dos opciones:
- Alleen klant (Solo cliente): la opción predeterminada. El equipo y el cliente ven la conversación, el contratista no.
- Klant en aannemer (Cliente y contratista): los contratistas vinculados al proyecto también ven la conversación y reciben un aviso.
El equipo siempre recibe el mensaje. El equipo está formado por los compañeros vinculados al proyecto. Si no hay nadie vinculado, los mensajes van a los propietarios y admins de tu empresa. La elección se aplica a toda la conversación: las respuestas siguen los destinatarios del primer mensaje.
Quién puede iniciar una conversación
- El equipo y el cliente pueden iniciar una conversación y ven todas las conversaciones del proyecto.
- Un contratista no puede iniciar una conversación. Solo ve las conversaciones con los destinatarios Klant en aannemer y puede responder a ellas. Su respuesta va al equipo y al cliente, no a otros contratistas.
Responder, con o sin archivos adjuntos
- Haz clic en la conversación o en Reageren (Responder). Verás toda la conversación con todas las respuestas y archivos adjuntos anteriores.
- Escribe tu respuesta en Jouw reactie (Tu respuesta).
- Si quieres, añade archivos en Bijlagen (Archivos adjuntos): máximo 10 archivos de 1 GB como máximo cada uno.
- En Opslaan in map (Guardar en carpeta), elige la carpeta del proyecto donde irán los archivos adjuntos. Con + Nieuwe map maken (+ Crear carpeta nueva) indicas una carpeta nueva en Naam nieuwe map (Nombre de la carpeta nueva).
- Haz clic en Reactie versturen (Enviar respuesta).
Los archivos adjuntos son archivos normales del proyecto. Después del envío, también aparecen entre los archivos del proyecto, en la carpeta que elegiste. Por eso solo ves el campo Bijlagen si puedes subir archivos y el proyecto no está bloqueado. Solo puede descargar un archivo adjunto quien también pueda ver ese archivo en el proyecto.
Notificaciones y mensajes no leídos
Los destinatarios reciben un correo con el texto completo del mensaje y los nombres de los archivos adjuntos, y una notificación en el portal. El remitente no recibe ninguna notificación.
Junto a Berichten en el menú hay un contador con el número de conversaciones en las que hay algo sin leer. En la lista reconoces esas conversaciones por el texto en negrita y un punto delante del asunto. En cuanto abres la conversación, se considera leída.
El resumen de todos los proyectos
En CRM → Berichten están las conversaciones de todos los proyectos que puedes ver. Puedes filtrar por Project (Proyecto), Zichtbaar voor (Visible para), Type (Tipo), Van (De) y Periode (Periodo). En la columna Status (Estado) ves en cada conversación si se envió solo al cliente o también al contratista.
Los mensajes que envías al entregar documentos también aparecen en esta lista. Así, todo lo relacionado con un proyecto se puede encontrar en un solo lugar.