Na potrzeby księgowości Beamcore oferuje dwa eksporty. Dla pojedynczej faktury pobierasz plik UBL, a z przeglądu pobierasz rejestr faktur jako CSV. Oba znajdziesz w sekcji Offertes & facturen → Facturen (Oferty i faktury → Faktury). Interfejs Beamcore jest w języku niderlandzkim, dlatego nazwy przycisków i menu podajemy po niderlandzku z tłumaczeniem.
Eksport UBL dla pojedynczej faktury
- Otwórz fakturę.
- Kliknij Meer acties (Więcej działań) i wybierz UBL exporteren (Eksportuj UBL).
Ta opcja jest dostępna, gdy tylko faktura ma numer, czyli po jej wysłaniu. W szkicu jej nie ma. Otrzymujesz plik XML w formacie UBL 2.1 z numerem faktury jako nazwą pliku.
Plik zawiera:
- numer faktury, datę faktury i termin płatności;
- informację, czy jest to faktura, czy faktura korygująca;
- walutę, zawsze euro;
- nazwę i numer VAT twojej firmy;
- nazwę, adres i numer VAT klienta;
- kwotę VAT z podziałem na stawki VAT;
- sumę częściową, kwotę bez VAT po rabacie i sumę z VAT;
- dla każdej pozycji faktury ilość, kwotę pozycji, opis i cenę jednostkową.
Pozycji notatek nie ma w pliku UBL, są w nim tylko pozycje wliczane do sumy. To, czy twój program księgowy potrafi wczytać plik, zależy od tego programu. Najpierw wypróbuj to na jednej fakturze.
Rejestr faktur (CSV)
W przeglądzie faktur kliknij Factuurboek (CSV) (Rejestr faktur, CSV). Pobierasz plik o nazwie factuurboek z dzisiejszą datą.
Rejestr faktur zawsze zawiera wszystkie faktury twojej firmy, posortowane według daty faktury. Nie wybierasz okresu, a karta, na której jesteś, nie ma wpływu na wynik. Jeśli chcesz uzyskać jeden miesiąc lub kwartał, przefiltruj arkusz kalkulacyjny według kolumny datum.
Plik jest rozdzielany średnikami, a kwoty mają przecinek jako separator dziesiętny. Każda faktura to jeden wiersz z następującymi kolumnami:
- nummer: numer faktury. W przypadku szkicu widnieje tu "concept".
- type: invoice dla faktury, credit_note dla faktury korygującej.
- datum: data faktury.
- vervaldatum: termin płatności, pusty w przypadku szkicu.
- klant: nazwa klienta.
- btw_nummer: numer VAT klienta, jeśli został wpisany.
- subtotaal, btw i totaal: suma częściowa, VAT i suma w euro.
- betaald: kwota, którą do tej pory zarejestrowałeś.
- status: na przykład Verstuurd (wysłana), Deels betaald (częściowo zapłacona) lub Betaald (zapłacona).
- betaaldatum: data płatności, wpisywana, gdy tylko faktura zostanie w całości zapłacona.
Na co zwrócić uwagę
- Szkice, faktury anulowane i skorygowane również znajdują się w rejestrze faktur. Użyj kolumny status, aby je rozpoznać lub odfiltrować.
- Faktura korygująca jest osobnym wierszem w pliku z typem credit_note. Kwoty nie są zamieniane na ujemne. Pamiętaj o tym przy sumowaniu.
- Kolumna betaald odzwierciedla to, co zarejestrowałeś w Beamcore. Rejestruj więc płatności przed eksportem. Zobacz Tworzenie i wysyłanie faktury oraz rejestracja płatności.
- Daty są w kolejności rok, miesiąc, dzień.
PDF pojedynczej faktury pobierasz przez Meer acties → PDF downloaden (Więcej działań → Pobierz PDF) w samej fakturze.