Voor je boekhouding biedt Beamcore twee exports. Per factuur download je een UBL-bestand, en vanuit het overzicht download je het factuurboek als CSV. Beide vind je onder Offertes & facturen → Facturen.
UBL exporteren per factuur
- Open de factuur.
- Klik op Meer acties en kies UBL exporteren.
De optie is er zodra de factuur een nummer heeft, dus nadat hij is verstuurd. Bij een concept ontbreekt hij. Je krijgt een XML-bestand in het formaat UBL 2.1 met het factuurnummer als bestandsnaam.
In het bestand staat:
- het factuurnummer, de factuurdatum en de vervaldatum;
- of het een factuur of een creditfactuur is;
- de valuta, altijd euro;
- de naam en het btw-nummer van je bedrijf;
- de naam, het adres en het btw-nummer van de klant;
- het btw-bedrag, uitgesplitst per btw-percentage;
- het subtotaal, het bedrag exclusief btw na korting en het totaal inclusief btw;
- per factuurregel het aantal, het regelbedrag, de omschrijving en de stuksprijs.
Notitieregels staan niet in het UBL-bestand, alleen regels die meetellen in het totaal. Of je boekhoudprogramma het bestand kan inlezen, hangt af van dat programma. Probeer het eerst met één factuur.
Factuurboek (CSV)
Klik in het facturenoverzicht op Factuurboek (CSV). Je downloadt een bestand met de naam factuurboek en de datum van vandaag.
Het factuurboek bevat altijd alle facturen van je bedrijf, gesorteerd op factuurdatum. Je kiest geen periode en het tabblad waarop je staat heeft geen invloed. Wil je één maand of kwartaal, filter dan in je spreadsheet op de kolom datum.
Het bestand is gescheiden met puntkomma's en bedragen hebben een komma als decimaalteken. Elke factuur is één rij met deze kolommen:
- nummer: het factuurnummer. Bij een concept staat hier "concept".
- type: invoice voor een factuur, credit_note voor een creditfactuur.
- datum: de factuurdatum.
- vervaldatum: leeg bij een concept.
- klant: de naam van de klant.
- btw_nummer: het btw-nummer van de klant, als dat is ingevuld.
- subtotaal, btw en totaal: de bedragen in euro.
- betaald: het bedrag dat je tot nu toe hebt geregistreerd.
- status: bijvoorbeeld Verstuurd, Deels betaald of Betaald.
- betaaldatum: ingevuld zodra de factuur volledig is betaald.
Waar je op let
- Concepten, geannuleerde en gecrediteerde facturen staan ook in het factuurboek. Gebruik de kolom status om ze te herkennen of weg te filteren.
- Een creditfactuur staat als eigen rij in het bestand met type credit_note. De bedragen zijn niet negatief gemaakt. Houd daar rekening mee als je totalen optelt.
- De kolom betaald volgt wat je in Beamcore hebt geregistreerd. Registreer betalingen dus voordat je exporteert. Zie Een factuur maken, versturen en een betaling registreren.
- Datums staan in de volgorde jaar, maand, dag.
De PDF van een losse factuur haal je op met Meer acties → PDF downloaden op de factuur zelf.