Für deine Buchhaltung bietet Beamcore zwei Exporte. Pro Rechnung lädst du eine UBL-Datei herunter, und aus der Übersicht lädst du das Rechnungsbuch als CSV herunter. Beides findest du unter Offertes & facturen → Facturen (Angebote & Rechnungen → Rechnungen). Die Beamcore-Oberfläche ist auf Niederländisch, daher stehen Schaltflächen und Menüs hier auf Niederländisch mit Übersetzung.
UBL pro Rechnung exportieren
- Öffne die Rechnung.
- Klicke auf Meer acties (Weitere Aktionen) und wähle UBL exporteren (UBL exportieren).
Die Option gibt es, sobald die Rechnung eine Nummer hat, also nachdem sie versendet wurde. Bei einem Entwurf fehlt sie. Du erhältst eine XML-Datei im Format UBL 2.1 mit der Rechnungsnummer als Dateiname.
In der Datei steht:
- die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und das Fälligkeitsdatum;
- ob es eine Rechnung oder eine Gutschrift ist;
- die Währung, immer Euro;
- der Name und die USt-IdNr. deines Unternehmens;
- der Name, die Adresse und die USt-IdNr. des Kunden;
- der MwSt.-Betrag, aufgeschlüsselt nach MwSt.-Satz;
- die Zwischensumme, der Betrag ohne MwSt. nach Rabatt und die Gesamtsumme einschließlich MwSt.;
- pro Rechnungsposition die Anzahl, der Positionsbetrag, die Beschreibung und der Stückpreis.
Notizzeilen stehen nicht in der UBL-Datei, nur Positionen, die zur Gesamtsumme zählen. Ob dein Buchhaltungsprogramm die Datei einlesen kann, hängt von diesem Programm ab. Probiere es zuerst mit einer einzelnen Rechnung.
Rechnungsbuch (CSV)
Klicke in der Rechnungsübersicht auf Factuurboek (CSV) (Rechnungsbuch (CSV)). Du lädst eine Datei mit dem Namen factuurboek und dem heutigen Datum herunter.
Das Rechnungsbuch enthält immer alle Rechnungen deines Unternehmens, sortiert nach Rechnungsdatum. Du wählst keinen Zeitraum und der Reiter, auf dem du stehst, hat keinen Einfluss. Willst du einen Monat oder ein Quartal, filtere in deiner Tabellenkalkulation nach der Spalte datum.
Die Datei ist durch Semikolons getrennt und Beträge haben ein Komma als Dezimaltrennzeichen. Jede Rechnung ist eine Zeile mit diesen Spalten:
- nummer: die Rechnungsnummer. Bei einem Entwurf steht hier "concept".
- type: invoice für eine Rechnung, credit_note für eine Gutschrift.
- datum: das Rechnungsdatum.
- vervaldatum: das Fälligkeitsdatum, leer bei einem Entwurf.
- klant: der Name des Kunden.
- btw_nummer: die USt-IdNr. des Kunden, wenn sie eingetragen ist.
- subtotaal, btw und totaal: Zwischensumme, MwSt. und Gesamtsumme als Beträge in Euro.
- betaald: der Betrag, den du bisher erfasst hast.
- status: zum Beispiel Verstuurd (Versendet), Deels betaald (Teilweise bezahlt) oder Betaald (Bezahlt).
- betaaldatum: das Zahlungsdatum, eingetragen, sobald die Rechnung vollständig bezahlt ist.
Worauf du achtest
- Entwürfe, stornierte und gutgeschriebene Rechnungen stehen auch im Rechnungsbuch. Verwende die Spalte status, um sie zu erkennen oder herauszufiltern.
- Eine Gutschrift steht als eigene Zeile in der Datei mit type credit_note. Die Beträge sind nicht negativ gemacht. Berücksichtige das, wenn du Summen addierst.
- Die Spalte betaald folgt dem, was du in Beamcore erfasst hast. Erfasse Zahlungen also, bevor du exportierst. Siehe Eine Rechnung erstellen, versenden und eine Zahlung erfassen.
- Datumsangaben stehen in der Reihenfolge Jahr, Monat, Tag.
Das PDF einer einzelnen Rechnung holst du mit Meer acties → PDF downloaden (Weitere Aktionen → PDF herunterladen) in der Rechnung selbst.