Para tu contabilidad, Beamcore ofrece dos exportaciones. Por cada factura descargas un archivo UBL, y desde el resumen descargas el libro de facturas en CSV. Encontrarás ambas en Offertes & facturen → Facturen (Presupuestos y facturas → Facturas). La interfaz de Beamcore está en neerlandés, por eso los nombres de botones y menús aparecen en neerlandés con una traducción.
Exportar UBL por factura
- Abre la factura.
- Haz clic en Meer acties (Más acciones) y elige UBL exporteren (Exportar UBL).
La opción está disponible en cuanto la factura tiene un número, es decir, después de enviarla. En un borrador no aparece. Obtienes un archivo XML en formato UBL 2.1 con el número de factura como nombre de archivo.
El archivo contiene:
- el número de factura, la fecha de factura y la fecha de vencimiento;
- si se trata de una factura o de una factura rectificativa;
- la moneda, siempre euro;
- el nombre y el número de IVA de tu empresa;
- el nombre, la dirección y el número de IVA del cliente;
- el importe del IVA, desglosado por porcentaje de IVA;
- el subtotal, el importe sin IVA después del descuento y el total con IVA;
- por cada línea de factura, la cantidad, el importe de la línea, la descripción y el precio unitario.
Las líneas de nota no figuran en el archivo UBL, solo las líneas que cuentan para el total. Que tu programa de contabilidad pueda importar el archivo depende de ese programa. Pruébalo primero con una sola factura.
Libro de facturas (CSV)
En el resumen de facturas, haz clic en Factuurboek (CSV) (Libro de facturas, CSV). Descargas un archivo con el nombre factuurboek y la fecha de hoy.
El libro de facturas contiene siempre todas las facturas de tu empresa, ordenadas por fecha de factura. No eliges ningún periodo y la pestaña en la que estás no influye. Si quieres un mes o un trimestre, filtra en tu hoja de cálculo por la columna datum.
El archivo está separado por punto y coma y los importes usan la coma como separador decimal. Cada factura es una fila con estas columnas:
- nummer: el número de factura. En un borrador aparece aquí "concept".
- type: invoice para una factura, credit_note para una factura rectificativa.
- datum: la fecha de factura.
- vervaldatum: la fecha de vencimiento, vacía en un borrador.
- klant: el nombre del cliente.
- btw_nummer: el número de IVA del cliente, si se ha rellenado.
- subtotaal, btw y totaal: el subtotal, el IVA y el total en euros.
- betaald: el importe que has registrado hasta ahora.
- status: por ejemplo Verstuurd (enviada), Deels betaald (pagada en parte) o Betaald (pagada).
- betaaldatum: la fecha de pago, que se rellena en cuanto la factura se ha pagado por completo.
Qué tener en cuenta
- Los borradores y las facturas anuladas y rectificadas también figuran en el libro de facturas. Usa la columna status para reconocerlos o filtrarlos.
- Una factura rectificativa aparece como fila propia en el archivo con el tipo credit_note. Los importes no se han convertido en negativos. Tenlo en cuenta al sumar totales.
- La columna betaald refleja lo que has registrado en Beamcore. Así que registra los pagos antes de exportar. Consulta Crear y enviar una factura y registrar un pago.
- Las fechas siguen el orden año, mes, día.
El PDF de una factura concreta lo obtienes con Meer acties → PDF downloaden (Más acciones → Descargar PDF) en la propia factura.