Je stuurt de klant een WeTransfer met de nieuwste plattegronden. Twee weken later belt hij met een vraag over een kozijnmaat. Welke tekening heeft hij voor zich? De link is verlopen, de bijlage uit een eerdere mail heet "plattegrond_def_nieuw.pdf" en jouw tekening is inmiddels drie revisies verder. Bouwtekeningen delen via mail en downloadlinks voelt snel, maar levert precies dit soort gesprekken op. Niet omdat iemand slordig is, maar omdat losse bestanden in losse kanalen altijd uit elkaar gaan lopen.
Waarom bouwtekeningen delen via mail en WeTransfer misgaat
Het probleem zit niet in de tool zelf. WeTransfer en mail doen wat ze moeten doen: een bestand van A naar B brengen. Maar een tekening is geen los bestand. Het is een momentopname van een project dat doorloopt. Zodra je hem verstuurt, heeft de ontvanger een kopie die niet meer meeverandert.
- Downloadlinks verlopen, dus de klant bewaart de bestanden ergens op zijn eigen computer.
- Bijlagen blijven in mailboxen staan, ook als ze allang zijn vervangen.
- Niemand weet zeker welke versie de laatste is, zeker niet als meerdere collega's tekeningen versturen.
- Je weet niet of de klant de bestanden heeft gedownload of bekeken.
Het gevolg: vragen over verouderde tekeningen, opmerkingen op de verkeerde versie en in het ergste geval een akkoord op iets dat al anders is getekend.
Vijf afspraken die meteen helpen
Je lost al veel op met een paar vaste afspraken, ook als je nog met mail en een gedeelde map werkt.
- Een revisie in elke tekening. Zet de revisie in het stempel en in de bestandsnaam, bijvoorbeeld een letter of een volgnummer. Gebruik nooit woorden als "definitief" of "nieuw". Die kloppen bij de volgende revisie al niet meer.
- Eén plek voor de actuele set. Spreek af dat de geldende tekeningen op één plek staan, en dat een mail alleen een seintje is dat er iets nieuws is. Wie twijfelt, kijkt op die plek en niet in zijn inbox.
- Beschrijf wat er is veranderd. Een korte regel als "kozijn K3 verbreed, trap gedraaid" scheelt de klant zoekwerk en jou telefoontjes.
- Scheid intern en extern. Werktekeningen, berekeningen en interne notities horen niet in dezelfde map als wat de klant te zien krijgt.
- Laat feedback op de tekening geven. Opmerkingen in een mail ("pagina 3, linksonder") raken los van de versie waar ze over gaan. Vraag de klant om op de tekening zelf te reageren, met een markering en een nummer.
Bouwtekeningen delen via een klantportaal
De volgende stap is dat de klant geen kopie meer krijgt, maar meekijkt in het project zelf. In Beamcore logt je klant in op hetzelfde portaal als jouw team, maar ziet hij alleen de projecten waaraan hij gekoppeld is. Zo werkt bouwtekeningen delen dan in de praktijk:
- Altijd de nieuwste versie. Op het tabblad Documenten opent de klant een bestand met Bekijken en ziet hij de nieuwste versie. Eerdere versies blijven bewaard onder Versies, met wie ze heeft geüpload en wanneer.
- Een nieuwe versie in plaats van een nieuw bestand. Met Nieuwe versie springt het versienummer bijvoorbeeld van v1 naar v2, terwijl de naam in de lijst gelijk blijft. Upload je een bestand met dezelfde naam in dezelfde map, dan kan Beamcore er ook een nieuwe versie van maken.
- Een seintje zonder bijlage. Met Projectleden op de hoogte stellen krijgen de ontvangers een e-mail en een melding als er iets nieuws staat. Jij kiest of het bericht alleen naar de klant gaat of ook naar de aannemer.
- Bekijken zonder CAD-pakket. PDF's, DWG-tekeningen en IFC-modellen open je direct in de browser.
- Feedback op de tekening zelf. Op een PDF plaatst de klant pins en vormen met een opmerking. Jullie reageren in dezelfde weergave en markeren een punt als opgelost als het verwerkt is.
- Interne mappen afschermen. Per map sluit je rollen uit, zodat klant of aannemer bijvoorbeeld je interne berekeningen niet zien.
Hoe versies precies werken, lees je in Versies van een bestand beheren.
En als iemand geen account heeft?
Niet iedereen hoeft in te loggen. Een adviseur of leverancier die eenmalig een set tekeningen nodig heeft, stuur je een link. Met Delen via link kies je bestanden uit het project en stuur je ze naar een of meer e-mailadressen. Je bepaalt hoe lang de link werkt, standaard 30 dagen en maximaal 365, en of er een wachtwoord op zit. Gedeeld wordt de huidige versie van elk gekozen bestand.
In het overzicht van gedeelde links zie je per verzending de ontvangers, de verloopdatum, het aantal downloads en de status. Een actieve link trek je met één klik in, bijvoorbeeld als er toch een nieuwe revisie komt. Meer daarover lees je in Bestanden delen via een link.
Moet iemand structureel meekijken, zoals je opdrachtgever tijdens het hele traject, geef hem dan een account en koppel hem aan het project. Dan hoef je nooit meer na te gaan welke tekening hij heeft, want hij ziet altijd wat er in het project staat.
Begin klein
Je hoeft niet alles in één keer om te gooien. Kies één lopend project, zet de actuele tekeningen op één plek en laat de klant daar meekijken in plaats van hem een bijlage te sturen. Na een paar revisies merk je vanzelf hoeveel vragen er niet meer komen over welke versie nu geldt.
Benieuwd hoe je klant je tekeningen in het portaal ziet? Bekijk het in een demo via beamcore.nl/demo.
