Een bestand in Beamcore kan meerdere versies hebben. De nieuwste versie is altijd de versie die je bekijkt, annoteert en downloadt. Oudere versies blijven bewaard en kun je op elk moment terughalen.
Een nieuwe versie toevoegen
- Open het project en ga naar Documenten.
- Klik onder Bestanden bij het bestand op Nieuwe versie.
- Kies het nieuwe bestand. Het mag maximaal 1 GB groot zijn.
- Bepaal of je de projectleden wilt informeren met Projectleden op de hoogte stellen. Die schakelaar staat standaard aan.
- Klik op Versie toevoegen.
De kolom Versie in de lijst springt naar het volgende nummer, bijvoorbeeld van v1 naar v2. De naam van het bestand in de lijst blijft gelijk, ook als de nieuwe versie een andere bestandsnaam heeft.
Wie mag een versie toevoegen
De knop Nieuwe versie zie je alleen bij bestanden waarvan je alle versies zelf hebt geüpload. Zo kan niemand via die knop het werk van een ander overschrijven. Hetzelfde geldt voor Verwijderen. Is het project vergrendeld, dan zijn beide knoppen verborgen.
Uploaden met dezelfde bestandsnaam
Je kunt ook een versie toevoegen via de gewone upload. Upload je met Bestanden uploaden een bestand dat precies dezelfde bestandsnaam heeft als de huidige versie van een bestand in dezelfde map, dan wordt het een nieuwe versie van dat bestand. Hoofdletters maken daarbij niet uit, de extensie telt wel mee.
- Teamleden (admin en tekenaars op het project) voegen op deze manier een versie toe aan elk bestand in de map, ook als een ander het heeft geüpload.
- Klanten en aannemers doen dat alleen bij bestanden waarvan ze alle versies zelf hebben geüpload. In andere gevallen ontstaat een tweede, los bestand met dezelfde naam.
- Staat het bestand in een andere map, dan wordt het altijd een nieuw bestand.
Wil je bewust twee losse bestanden met dezelfde naam bewaren, zet ze dan in verschillende mappen of geef ze een andere bestandsnaam.
Versiegeschiedenis bekijken
Klik bij een bestand op Versies. Je ziet alle versies onder elkaar, met per versie:
- het versienummer, waarbij de huidige versie groen is gemarkeerd;
- de oorspronkelijke bestandsnaam;
- wie de versie heeft geüpload en wanneer;
- de bestandsgrootte;
- een link Download om precies die versie op te halen.
Iedereen die het bestand mag zien, kan alle versies bekijken en downloaden.
Wat blijft bewaard
Een nieuwe versie vervangt de oude niet. Elke versie blijft als eigen bestand opgeslagen. Je kunt een oudere versie niet opnieuw de huidige maken. Heb je een oude versie weer nodig, download hem dan via Versies en upload hem als nieuwe versie.
Verwijder je een bestand met Verwijderen, dan verdwijnen alle versies tegelijk. Losse versies verwijderen kan niet.
Versies en annotaties
Annotaties op een PDF horen bij de versie waarop ze zijn geplaatst. Na een nieuwe versie kun je open annotaties kopiëren naar die versie. Zie Annotaties overzetten en een geannoteerde PDF downloaden.