Annotaties horen bij de versie van de PDF waarop ze zijn gezet. Komt er een nieuwe versie, dan kun je de punten die nog open staan meenemen. En wil je de opmerkingen buiten Beamcore gebruiken, dan download je een PDF waarin ze zijn verwerkt.
Wanneer zie je Annotaties overzetten
De knop Annotaties overzetten staat bij een bestand onder Documenten, in de lijst Bestanden. Hij verschijnt alleen als aan alle drie de voorwaarden is voldaan:
- het bestand heeft minstens twee versies;
- er staat minstens één open annotatie op een oudere versie;
- het project is niet vergrendeld.
Annotaties overzetten naar de nieuwe versie
- Upload eerst de nieuwe versie van de PDF. Zie Versies van een bestand beheren.
- Klik bij het bestand op Annotaties overzetten.
- Vink onder Welke open annotaties wil je overnemen? de punten aan die je wilt meenemen. Per punt zie je het nummer, de pagina en het begin van de tekst.
- Bevestig je keuze. Je krijgt een melding met het aantal overgenomen annotaties.
Wat er precies wordt overgenomen
Beamcore maakt van elke gekozen annotatie een kopie op de nieuwste versie. In die kopie zitten:
- de vorm en de positie op de pagina;
- het paginanummer;
- de tekst van de opmerking;
- de oorspronkelijke auteur.
Dit wordt niet overgenomen of verandert:
- Reacties op de annotatie gaan niet mee. De kopie begint zonder reacties.
- De kopie krijgt een nieuw volgnummer.
- Opgeloste annotaties worden niet aangeboden.
- Alleen annotaties van de direct voorgaande versie worden gekopieerd. Punten van nog oudere versies kunnen wel in de keuzelijst staan, maar worden overgeslagen.
De positie wordt exact overgenomen. Is de indeling van de pagina in de nieuwe versie veranderd, controleer dan of elke annotatie nog op de juiste plek staat.
Het origineel blijft bestaan en verandert niet. In de viewer zie je alle annotaties van het bestand, dus zowel het origineel als de kopie. Wil je alleen de kopie overhouden, markeer het origineel dan als opgelost.
Een geannoteerde PDF downloaden
- Klik bij de PDF op Annoteren om de viewer te openen.
- Klik rechtsboven op Geannoteerde PDF.
- Wacht tot de knop niet meer Bezig met renderen toont. De download start vanzelf.
Het bestand krijgt de naam van het bestand in Beamcore, gevolgd door _annotated en het versienummer.
Wat er in de PDF staat
- De pagina's van de nieuwste versie, met de vormen erop getekend, het nummer van elke annotatie en de tekst van de opmerking naast de vorm.
- Achteraan een overzicht met de titel Annotaties + comments. Per annotatie staan daar het nummer, de pagina, de tekst, de reacties met de naam van wie reageerde, en de auteur met datum en tijd. Bij afgehandelde punten staat opgelost.
De PDF bevat alle annotaties van het bestand, ook de opgeloste. De schakelaar Opgeloste annotaties tonen in de viewer verandert daar niets aan. Iedereen die het bestand mag bekijken, kan de geannoteerde PDF downloaden.
De geannoteerde PDF is een momentopname. Komen er daarna annotaties of reacties bij, download hem dan opnieuw. Het origineel in Beamcore blijft ongewijzigd: de download wordt niet als nieuwe versie opgeslagen.