Niet elk bestand is voor iedereen bedoeld. Per map bepaal je welke rollen de inhoud niet mogen zien. Standaard is een map zichtbaar voor iedereen die bij het project hoort en bestanden mag bekijken. Je werkt dus met uitsluiten: je vinkt de rollen aan die de map niet krijgen.
Wie kan toegang beheren
Je hebt het recht Map-toegang per rol beheren nodig. Standaard heeft alleen de rol admin dat recht. Via Bedrijf → Rollen kun je het aan andere rollen geven.
Rollen uitsluiten van een map
- Open het project en ga naar Documenten.
- Klik onder Mappen bij de map op Beheer toegang.
- Vink onder Rollen uitsluiten de rollen aan die deze map niet mogen zien. De lijst bevat alle rollen van je bedrijf, ook rollen die je zelf hebt aangemaakt.
- Klik op Opslaan.
In de mappenlijst zie je in de kolom Rollen uitgesloten hoeveel rollen er per map zijn uitgesloten. Haal je een vinkje weer weg en sla je op, dan is de map direct weer zichtbaar voor die rol. Toegang beheren kan ook op de systeemmap Basis gegevens.
Wat een uitgesloten rol niet meer ziet
- Het tabje van de map boven de lijst Bestanden verdwijnt.
- De bestanden uit de map staan niet meer in het tabje Alle.
- De bestanden zitten niet in de download Alles downloaden (ZIP).
- De bestanden zijn niet te openen in de viewers voor PDF-annotaties, IFC en DWG, ook niet met een bewaarde link.
Wat niet wordt afgeschermd
De uitsluiting schermt de bestanden af, niet het bestaan van de map. Houd rekening met het volgende:
- Wie het onderdeel Mappen ziet, ziet daar de naam van elke map en het aantal bestanden, ook van mappen waarvan de rol is uitgesloten. Het onderdeel Mappen is zichtbaar voor wie mappen mag aanmaken, hernoemen of beheren. Standaard zijn dat admin, tekenaar en klant.
- In het uploadvenster staat de map nog steeds in de keuzelijst Map. Een uitgesloten gebruiker kan er dus een bestand in zetten, maar ziet het daarna zelf niet terug.
- Het onderdeel Veldfoto's filtert niet op uitgesloten mappen.
Kies daarom een neutrale mapnaam als de naam zelf al iets verraadt.
Goed om te weten
- De uitsluiting werkt op rol, niet op persoon. Heeft iemand meerdere rollen, dan is één uitgesloten rol genoeg om de map te verbergen.
- Dat geldt ook voor je eigen rol. Sluit je de rol admin uit, dan zien gebruikers met die rol de bestanden in de map niet meer in de lijst.
- Een uitsluiting geldt alleen voor de map waarop je hem instelt. Submappen nemen hem niet over. Stel de toegang per submap apart in.
- De instelling geldt per project. Een map met dezelfde naam in een ander project heeft zijn eigen instelling.
Voorbeeld
Je wilt interne berekeningen bij het project bewaren zonder dat de opdrachtgever ze ziet. Maak een map aan, klik op Beheer toegang en vink de rollen klant en aannemer aan. Bestanden die je team daarna in deze map zet, blijven buiten de lijst en de ZIP-download van die rollen.