Nicht jede Datei ist für alle gedacht. Pro Ordner legst du fest, welche Rollen den Inhalt nicht sehen dürfen. Standardmäßig ist ein Ordner für alle sichtbar, die zum Projekt gehören und Dateien ansehen dürfen. Du arbeitest also mit Ausschließen: Du hakst die Rollen an, die den Ordner nicht bekommen. Die Beamcore-Oberfläche ist auf Niederländisch, daher stehen Schaltflächen und Menüs hier auf Niederländisch mit Übersetzung.
Wer kann den Zugriff verwalten
Du brauchst das Recht Map-toegang per rol beheren (Ordnerzugriff pro Rolle verwalten). Standardmäßig hat nur die Rolle admin dieses Recht. Über Bedrijf → Rollen (Unternehmen → Rollen) kannst du es anderen Rollen geben.
Rollen von einem Ordner ausschließen
- Öffne das Projekt und gehe zu Documenten (Dokumente).
- Klicke unter Mappen (Ordner) beim Ordner auf Beheer toegang (Zugriff verwalten).
- Hake unter Rollen uitsluiten (Rollen ausschließen) die Rollen an, die diesen Ordner nicht sehen dürfen. Die Liste enthält alle Rollen deines Unternehmens, auch Rollen, die du selbst angelegt hast.
- Klicke auf Opslaan (Speichern).
In der Ordnerliste siehst du in der Spalte Rollen uitgesloten (Rollen ausgeschlossen), wie viele Rollen pro Ordner ausgeschlossen sind. Entfernst du einen Haken wieder und speicherst, ist der Ordner für diese Rolle sofort wieder sichtbar. Den Zugriff verwalten kannst du auch beim Systemordner Basis gegevens (Basisdaten).
Was eine ausgeschlossene Rolle nicht mehr sieht
- Der Reiter des Ordners über der Liste Bestanden (Dateien) verschwindet.
- Die Dateien aus dem Ordner stehen nicht mehr im Reiter Alle.
- Die Dateien sind nicht im Download Alles downloaden (ZIP) (Alles herunterladen, ZIP) enthalten.
- Die Dateien lassen sich nicht in den Viewern für PDF-Anmerkungen, IFC und DWG öffnen, auch nicht mit einem gespeicherten Link.
Was nicht abgeschirmt wird
Der Ausschluss schirmt die Dateien ab, nicht die Existenz des Ordners. Beachte Folgendes:
- Wer den Bereich Mappen sieht, sieht dort den Namen jedes Ordners und die Anzahl der Dateien, auch von Ordnern, von denen die Rolle ausgeschlossen ist. Der Bereich Mappen ist für alle sichtbar, die Ordner anlegen, umbenennen oder verwalten dürfen. Standardmäßig sind das admin, tekenaar (Zeichner) und klant (Kunde).
- Im Upload-Fenster steht der Ordner weiterhin in der Auswahlliste Map (Ordner). Ein ausgeschlossener Benutzer kann also eine Datei hineinlegen, sieht sie danach aber selbst nicht mehr.
- Der Bereich Veldfoto's (Vor-Ort-Fotos) filtert nicht nach ausgeschlossenen Ordnern.
Wähle deshalb einen neutralen Ordnernamen, wenn der Name selbst schon etwas verrät.
Gut zu wissen
- Der Ausschluss wirkt auf die Rolle, nicht auf die Person. Hat jemand mehrere Rollen, reicht eine ausgeschlossene Rolle, um den Ordner zu verbergen.
- Das gilt auch für deine eigene Rolle. Schließt du die Rolle admin aus, sehen Benutzer mit dieser Rolle die Dateien im Ordner nicht mehr in der Liste.
- Ein Ausschluss gilt nur für den Ordner, für den du ihn einstellst. Unterordner übernehmen ihn nicht. Stelle den Zugriff pro Unterordner einzeln ein.
- Die Einstellung gilt pro Projekt. Ein Ordner mit demselben Namen in einem anderen Projekt hat seine eigene Einstellung.
Beispiel
Du möchtest interne Berechnungen beim Projekt aufbewahren, ohne dass der Auftraggeber sie sieht. Lege einen Ordner an, klicke auf Beheer toegang und hake die Rollen klant und aannemer (Bauunternehmer) an. Dateien, die dein Team danach in diesen Ordner legt, bleiben außerhalb der Liste und des ZIP-Downloads dieser Rollen.