Een aannemer belt met een mooi project van twaalf woningen. Hij wil over drie weken de eerste tekeningen zien. Je zegt ja, want je wilt de klant niet kwijt. Pas later blijkt dat twee tekenaars die weken al vol zitten en dat er een week bouwvak tussen zit. Het gevolg: overwerk, een gemiste leverdatum of allebei. Zonder capaciteitsplanning neem je werk aan op gevoel. In deze blog lees je hoe je zichtbaar maakt wanneer je tekenbureau vol zit, zodat je met een gerust hart ja of nee kunt zeggen.
Waarom een tekenbureau zonder capaciteitsplanning vastloopt
De meeste tekenbureaus hebben wel een planning. Er staat in welk project wanneer klaar moet zijn. Wat er vaak niet in staat, is hoeveel uur dat werk kost en wie het doet. Een lijst met deadlines vertelt je niet of Pieter in week 14 nog ruimte heeft.
Daarbij komt dat de beschikbare uren minder zijn dan je denkt. Een tekenaar met een contract van 40 uur is niet elke week 40 uur beschikbaar. Vakantie, een opleidingsdag, een feestdag of iemand die vier dagen werkt: het haalt allemaal uren weg. Wie daar niet mee rekent, plant structureel te vol.
Het resultaat zie je terug in de praktijk. Tekenaars werken 's avonds door, projecten schuiven op en de klant hoort pas laat dat de tekeningen later komen. En omdat niemand het overzicht heeft, gebeurt het bij het volgende project weer.
Wat je nodig hebt voor een goede capaciteitsplanning
Een bruikbare capaciteitsplanning bestaat uit twee kanten die je naast elkaar legt: het werk dat gepland staat en de uren die je mensen echt hebben. Dat kun je ook in een spreadsheet opzetten. Deze stappen helpen je op weg.
1. Knip projecten op in onderdelen met een eigenaar
"Project Janssen" is te grof om te plannen. Verdeel het in onderdelen zoals voorlopig ontwerp, werktekeningen en productietekeningen. Geef elk onderdeel een duur, een deadline en een vaste persoon. Pas dan kun je uren aan mensen toewijzen.
2. Reken met roosters, niet met contracten
Leg per medewerker vast op welke dagen hij hoeveel uur werkt. Iemand die op woensdag vrij is, heeft die dag geen capaciteit, ook al staat er 32 uur in zijn contract. Werkt iemand tijdelijk minder, pas dan het rooster voor die periode aan.
3. Trek afwezigheid en feestdagen eraf
Zet vakanties, opleidingen en vrije dagen in de planning zodra ze bekend zijn. Bepaal ook welke feestdagen bij jullie vrij zijn. Is Goede Vrijdag een werkdag of niet? Hebben jullie een collectieve sluiting rond de kerst? Elke vrije dag is capaciteit die je niet kunt verkopen.
4. Kijk per week, niet per maand
Een maand waarin je gemiddeld 85% bezet bent, kan een week van 120% bevatten. Kijk daarom per week en per persoon. Zo zie je precies waar het knelt.
5. Spreek grenzen af
Wanneer is iemand vol? Veel bureaus houden wat ruimte over voor onverwachte wijzigingen en correcties. Spreek af vanaf welk percentage een week als bijna vol geldt en wanneer je echt overbelast bent. Dan weet iedereen wat een rode week betekent.
Een rekenvoorbeeld
Stel dat je drie tekenaars hebt die elk 40 uur per week werken. In een week met Hemelvaartsdag verlies je per persoon 8 uur. Heeft een van de drie ook nog twee dagen vakantie, dan blijft er die week 32 + 32 + 16 = 80 uur over in plaats van 120. Staat er op dat moment 100 uur werk gepland, dan zit je ruim boven je capaciteit, terwijl dat in een planning op basis van contracturen nooit was opgevallen. Dat soort weken wil je zien voordat je een nieuw project aanneemt, niet erna.
Zo helpt Beamcore bij je capaciteitsplanning
In Beamcore hoef je de capaciteitsplanning niet apart bij te houden. Hij rekent met de onderdelen die je al in de planning van je projecten zet. Een onderdeel telt mee als het project actief of vertraagd is, het onderdeel nog niet is afgerond, een deadline heeft en aan een eigen medewerker is toegewezen. Onderdelen die bij de klant liggen tellen niet mee. Elke dag doorlooptijd telt als 8 uur, verdeeld over de werkdagen van het onderdeel.
Daartegenover staat de echte beschikbaarheid. Per medewerker leg je een standaardrooster vast, eventueel met tijdelijke roosters voor een periode waarin iemand anders werkt. Afwezigheid zoals vakantie, ADV, ziekte of opleiding gaat automatisch af van de roosteruren. In de bedrijfsinstellingen vink je aan welke landelijke feestdagen bij jullie vrij zijn en voeg je eigen vrije dagen toe, zoals een brugdag.
Op de pagina Capaciteitsplanning zie je in een tabel acht weken naast elkaar, per medewerker. Per week staan de ingeplande uren, de beschikbare uren en het bezettingspercentage. Een kleur laat in een oogopslag zien of er ruimte is, of iemand bijna vol zit of overbelast is. De grenzen daarvoor stel je zelf in; standaard is dat 90% voor bijna vol en boven 100% voor overbelast. Staat er werk gepland in een week waarin iemand helemaal geen uren heeft, dan zie je dat direct in het rood.
Beweeg je met de muis over een cel, dan zie je welke projecten de uren leveren. Zo weet je meteen welk project je kunt verschuiven als een week te vol raakt. Boven de tabel staan kerncijfers over de periode, zoals totaal uren en bezetting, en de pagina meldt ook hoeveel achterstallig werk er nog openstaat. Hoe je de tabel en de kleuren leest, staat uitgelegd in het kennisbankartikel De capaciteitsplanning lezen. Roosters en afwezigheid instellen lees je in Medewerkers, roosters en afwezigheid.
Capaciteitsplanning zit in Beamcore vanaf het pakket Groei. Klanten en aannemers zien de pagina nooit.
Ja zeggen met een gerust hart
Met een goede capaciteitsplanning verandert de vraag "kunnen we dit erbij hebben?" van een gok in een blik op het scherm. Je ziet welke weken nog ruimte hebben, wie het werk kan oppakken en wanneer je beter een latere startdatum voorstelt. Dat is eerlijker naar je klant en prettiger voor je team.
Wil je zien hoe dit er voor jouw bureau uitziet? Plan een demo via beamcore.nl/demo en bekijk het zelf.
