De capaciteitsplanning rekent met de uren die je medewerkers echt beschikbaar zijn. Die uren leg je vast op de pagina Medewerkers & beschikbaarheid: per medewerker een profiel, een standaardrooster, tijdelijke roosters en afwezigheid.
Wie kan dit beheren
Ga naar Capaciteit → Medewerkers & beschikbaarheid. Je hebt hiervoor het recht Medewerkers, roosters en afwezigheid beheren nodig. Eigenaren hebben dat altijd, de rol admin heeft het standaard. In de lijst staan alle gebruikers van je bedrijf, behalve wie alleen klant of aannemer is.
Het overzicht
Bovenaan staan vier tegels: Actieve medewerkers, Roosteruren deze week, Afwezig deze week en Zonder eigen rooster. De tabel toont per medewerker het team, de contracturen, het rooster per week, de beschikbare uren deze week, afwezigheid deze week en de status. Je filtert op Team en Actief.
Staat er bij het rooster Bedrijfsstandaard, dan heeft die medewerker geen eigen rooster. Beamcore rekent dan van maandag tot en met vrijdag met de standaard werkdag van je bedrijf.
Een medewerker beheren
- Klik bij de medewerker op Beheren.
- Vul onder Profiel de gegevens in: Functie, Team of afdeling, Contracturen per week, Start dienstverband, Einde dienstverband en Vaardigheden. Een nieuw team maak je direct aan met + Nieuw team.
- Vul onder Standaardrooster per weekdag de werktijd in uren in. Halve uren mag, bijvoorbeeld 7,5. Een vrije dag laat je leeg.
- Klik op Opslaan.
Goed om te weten:
- De contracturen zijn informatief. De capaciteit komt uit het rooster.
- Zet je Actief uit, dan telt de medewerker niet meer mee in de capaciteit.
- Buiten de periode tussen start en einde dienstverband heeft de medewerker geen beschikbare uren.
- Gebruikt je bedrijf urenregistratie met indienen per week, dan kies je hier ook de Goedkeurder van uren.
Tijdelijke roosters
Werkt iemand een periode anders, bijvoorbeeld minder dagen? Open dan Tijdelijke roosters en klik op Tijdelijk rooster toevoegen. Vul Van, Tot en met, eventueel een Omschrijving en de uren per weekdag in. In die periode geldt het tijdelijke rooster in plaats van het standaardrooster. Het standaardrooster blijft bewaard. Twee tijdelijke roosters van dezelfde medewerker mogen elkaar niet overlappen.
Afwezigheid vastleggen
Afwezigheid voeg je toe in het venster van de medewerker, of met de knop Afwezigheid toevoegen rechtsboven op de pagina. Je vult in:
- Soort: Vakantie, ADV of roostervrij, Ziekte, Opleiding of Overige afwezigheid.
- Van en Tot en met.
- Uren per dag. Laat je dit leeg, dan geldt de afwezigheid voor de hele dag.
- Notitie. Zet hier geen medische gegevens in.
Afwezigheid gaat af van de roosteruren van die dag. Op een dag zonder roosteruren telt afwezigheid niet mee.
Wat ziet een medewerker zelf
Elke medewerker ziet zijn eigen gegevens onder Mijn account → Mijn gegevens, in het blok Mijn beschikbaarheid. Daar staan het standaardrooster per dag met het totaal per week, eventuele tijdelijke roosters en de geregistreerde afwezigheid met soort, periode en uren. De notitie bij afwezigheid wordt daar niet getoond. Het blok is alleen om te lezen. Klopt er iets niet, dan past een beheerder het aan. Klanten en aannemers zien dit blok niet.