Maandagochtend, de productie wil beginnen aan de wanden van een nieuw project. Volgens de lijst liggen er nog genoeg balken van 45x145 in de hal. In werkelijkheid zijn ze vorige week voor een ander project gebruikt. Of het omgekeerde: iemand bestelt een pakket hout dat al lang in een stelling achterin lag. Wie zijn houtvoorraad beheren doet met een Excel-lijst, kent dit. De lijst loopt altijd achter op wat er echt gebeurt. In deze blog lees je hoe je je voorraad bijhoudt op de plek waar het werk gebeurt, van binnenkomst tot zaagbank.
Waarom een Excel-lijst voor je houtvoorraad altijd achterloopt
Een spreadsheet klopt precies zolang iemand hem bijwerkt. En daar zit het probleem: hout komt binnen op de bouwplaats of in de hal, wordt gezaagd aan de zaagbank en verdwijnt in een element. De lijst staat op een computer op kantoor. Tussen die twee plekken gaat informatie verloren.
Daarnaast zegt een voorraadlijst niets over wat al beloofd is. Er liggen misschien 60 staven, maar als 50 daarvan al nodig zijn voor een project dat volgende week start, heb je er geen 60 vrij. Het verschil tussen op voorraad en vrij beschikbaar is precies waar het misgaat: je denkt dat je genoeg hebt en bestelt niet, of je bestelt dubbel omdat niemand het weet.
De gevolgen ken je: stilstand omdat een kopmaat op is, haastbestellingen, en een hal waar langzaam steeds meer hout ligt waarvan niemand weet waarvoor het is.
Zo pak je houtvoorraad beheren praktisch aan
Je hoeft niet meteen alles om te gooien. Met deze stappen krijg je meer grip, met of zonder software.
1. Spreek af wat een artikel is
Leg vast hoe je hout benoemt: houtsoort, sterkteklasse, kopmaat en handelslengte. "Vurenhout 45x145 C24 in 5400" is een artikel. Zolang de een "balken 145" opschrijft en de ander "45/145", kun je niet tellen.
2. Geef elke plek een code
Deel je opslag in: hal, stelling, vak. Hang een bordje met een korte code aan elke plek. Dan weet iedereen waar hij moet zoeken en kun je per plek tellen in plaats van de hele hal in een keer.
3. Boek op het moment zelf
Een mutatie die je pas vrijdag noteert, ben je vrijdag vergeten. Boek ontvangst bij binnenkomst en boek af op het moment dat het hout naar de zaagbank gaat. Hoe korter de afstand tussen de handeling en de registratie, hoe beter je voorraad klopt.
4. Reserveer per project
Zet bij elk project wat het nodig heeft en haal dat af van de vrije voorraad. Dan zie je niet alleen wat er ligt, maar ook wat er nog beschikbaar is voor het volgende werk.
5. Tel regelmatig en leg verschillen vast
Ook met een goed systeem ontstaan verschillen. Tel periodiek per plek en noteer bij elke correctie de reden. Zo zie je of er een patroon in zit.
6. Stel een minimum in
Bepaal per artikel hoeveel je minimaal vrij wilt hebben. Stel dat je van een veelgebruikte kopmaat altijd minstens twintig staven wilt hebben liggen: zakt de vrije voorraad daaronder, dan weet je dat je moet bijbestellen, voordat het op is.
Van binnenkomst tot zaagbank in Beamcore
Met de add-on Houtvoorraad & Materiaalplanning houd je in Beamcore bij welk balkhout en plaatmateriaal er ligt, wat daarvan voor projecten is gereserveerd en wat nog vrij is. Dit is hoe de keten eruitziet.
Binnenkomst
Een pakbon of orderbevestiging upload je als PDF of foto. Beamcore leest de materiaalregels uit het document en jij controleert ze. Pas als je bevestigt, verandert de voorraad. Hout dat voor een project besteld was, wordt bij ontvangst direct voor dat project gereserveerd. Heb je geen pakbon, dan boek je een ontvangst zonder document.
Op de plank
Elk artikel is een combinatie van houtsoort, sterkteklasse, kopmaat en handelslengte. Met locaties bouw je je opslag op in hal, stelling en vak, en zie je per plek wat er ligt. Locaties zijn optioneel: zonder werkt de voorraad gewoon per artikel. Corrigeren kan alleen met een reden, en bij een telling vul je in hoeveel stuks er echt liggen; Beamcore boekt het verschil. Per artikel stel je een minimale voorraad in, zodat je ziet wanneer iets bijna op is.
Reserveren voor een project
De houtlijst van een project importeer je als PDF. Beamcore leest de zaagregels en rekent uit hoeveel staven van welke handelslengte er nodig zijn. Maak je de lijst definitief, dan wordt het vrije hout direct voor dat project gereserveerd en komt wat ontbreekt op de bestellijst. Hoe dat werkt lees je in Een houtlijst importeren en materiaal reserveren.
Naar de zaagbank
Gaat het hout naar productie, dan geef je het materiaal uit en wordt het van de voorraad afgeboekt. Gebruik je minder dan gereserveerd, dan valt de rest terug in de vrije voorraad. Als je reststukken registreert, meld je bij het uitgeven ook terug wat er na het zagen bruikbaar over is.
Op de pagina Overzicht zie je in tegels wat er op voorraad is, wat vrij beschikbaar is, wat bijna op is, wat in bestelling staat en wat bij te bestellen is. Wil je niet zelf elke dag kijken, dan kun je een dagelijks bestelvoorstel aanzetten. Dat zet elke werkdag om 07:00 een concept-bestelling klaar. Beamcore plaatst nooit zelf een bestelling: jij controleert het concept en bestelt bij je leverancier. Meer over het bijhouden van artikelen en locaties lees je in Voorraad en locaties bijhouden.
Houtvoorraad beheren waar het werk gebeurt
Het grootste verschil met een Excel-lijst is niet de techniek, maar het moment. Een voorraad klopt als ontvangst, reservering en uitgifte geregistreerd worden op het moment dat ze gebeuren, gekoppeld aan het project waarvoor het hout bedoeld is. Dan weet kantoor wat er ligt, weet de werkvloer wat voor welk project is, en bestel je op tijd in plaats van als het al op is.
Benieuwd hoe dat er in jouw werkplaats uit kan zien? Plan een demo via beamcore.nl/demo.
