Beamcore heeft twee overzichten die je helpen bepalen wat je vandaag moet doen. Mijn acties verzamelt alles wat op jou persoonlijk wacht. Actieve taken toont alle onderdelen die nu lopen in de projecten die jij mag zien. Beide staan in het menu onder CRM.
Mijn acties
Ga naar CRM → Mijn acties. Het getal naast het menu-item is het totaal aantal acties dat op je wacht. Bovenaan de pagina staan vier tegels: Mijn taken, Te beoordelen, Vervallen facturen en Feedback en vermeldingen. Daaronder staan de acties per groep. Een groep is alleen zichtbaar als er iets in staat en als je rol het bijbehorende recht heeft.
- Mijn taken: planning-onderdelen die aan jou zijn toegewezen en die te laat zijn of binnen een week opgeleverd moeten worden.
- Aanvragen te beoordelen en Ontvangen offertes te beoordelen: voor wie aanvragen mag beoordelen.
- Offertes te beslissen en Vervallen facturen: alleen met de add-on Offertes & Facturatie.
- Uren te beoordelen en Mijn urenstaat: alleen met de add-on Urenregistratie en als de weekafsluiting voor je bedrijf aanstaat.
- Open tekening-feedback: feedback die nog openstaat.
- Je bent genoemd: berichten bij een aanvraag waarin iemand jou heeft genoemd.
Hoort een actie bij een project, dan opent een klik op de regel dat project.
Wanneer een onderdeel bij Mijn taken staat
Een onderdeel verschijnt pas bij Mijn taken als aan al deze voorwaarden is voldaan:
- het onderdeel is aan jou toegewezen en nog niet Klaar;
- de opleverdatum is verstreken of valt binnen zeven dagen;
- alle eerdere onderdelen van hetzelfde project zijn afgerond;
- het project is niet Afgerond of Gearchiveerd.
Door de derde voorwaarde zie je alleen werk waaraan je echt kunt beginnen. Wacht je nog op een collega of op de klant, dan staat je onderdeel hier nog niet.
Actieve taken
Ga naar CRM → Actieve taken. Voor deze pagina heb je het recht Planning bekijken nodig. Een eigenaar ziet de onderdelen van alle projecten. Andere gebruikers zien de onderdelen van projecten waaraan ze gekoppeld zijn en de onderdelen die aan henzelf zijn toegewezen. Het getal naast het menu-item is het aantal onderdelen dat te laat is.
Op de pagina staan onderdelen met de status Bezig of Geblokkeerd, en onderdelen met de status Open die een startdatum hebben. Onderdelen van afgeronde en gearchiveerde projecten doen niet mee. De lijst is verdeeld in drie groepen, met bovenaan dezelfde tellingen als tegels:
- Te laat: over de deadline.
- Binnen een week: de deadline valt in de komende zeven dagen.
- Komt eraan: later gepland.
De vierde tegel, Totaal actief, telt alle drie de groepen samen. Per onderdeel zie je het project, de startdatum en de deadline, de status en wie aan zet is.
Zoeken en filteren
Met Zoeken zoek je op project, taak of klant. Met Vanaf en Tot beperk je de lijst tot een periode. Wissen zet alle filters terug.
Een onderdeel toewijzen
Met het recht Planning beheren wijs je onderdelen direct vanuit deze lijst toe.
- Klik bij een onderdeel zonder uitvoerder op + Toewijzen.
- Kies bij Toegewezen aan iemand die aan het project gekoppeld is.
- Klik op Opslaan.
Is een onderdeel al toegewezen, klik dan op de naam om de toewijzing te wijzigen. Kies Niet toegewezen om het onderdeel weer vrij te geven. Staat de juiste persoon niet in de lijst, koppel die dan eerst aan het project. Elke toewijzing wordt vastgelegd in de planninghistorie.