Mit Abschlagsrechnungen legst du pro Projekt fest, wann du welchen Teil abrechnest. Jeder Abschlag hat eine Beschreibung, einen Betrag oder einen Prozentsatz des Auftragswerts und einen Zeitpunkt, zu dem abgerechnet wird. Sobald dieser Zeitpunkt erreicht ist, erstellt Beamcore einen Entwurf der Rechnung. Versenden tust du immer selbst, nach der Prüfung.
Abschlagsrechnungen gehören zum Add-on Offertes & Facturatie (Angebote & Rechnungen, 59 € pro Monat) und erfordern das Recht, Rechnungen zu erstellen. Der Block Termijnen (Abschläge) steht auf dem Tab Financiën (Finanzen) des Projekts. Diesen Tab siehst du mit dem Add-on Projectfinanciën & Nacalculatie (Projektfinanzen & Nachkalkulation, 99 € pro Monat).
Einen Abschlag hinzufügen
- Öffne das Projekt und geh zum Tab Financiën (Finanzen), Block Termijnen (Abschläge).
- Klicke auf Termijn toevoegen (Abschlag hinzufügen) und fülle die Omschrijving (Beschreibung) aus.
- Trage einen Bedrag excl. btw (Betrag ohne MwSt.) oder ein Percentage van de contractwaarde (Prozentsatz des Auftragswerts) ein, nicht beides. Einen Prozentsatz rechnet Beamcore über den Auftragswert ohne MwSt. des angenommenen Angebots aus.
- Wähle bei Factureren bij (Abrechnen bei), wann der Abschlag erreicht ist, fülle die zugehörigen Felder aus und klicke auf Opslaan (Speichern).
Wann ein Abschlag erreicht ist
- Handmatig (Manuell): nur wenn du selbst auf Nu factureren (Jetzt abrechnen) klickst.
- Op datum (Zum Datum): am oder nach dem gewählten Datum.
- Percentage elementen gereed (Prozentsatz Elemente fertig): sobald dieser Anteil der Elemente aus dem aktuellen IFC-Modell in der Produktionsplanung fertig ist.
- Transport afgeleverd (Transport ausgeliefert): sobald ein Transport des Projekts ausgeliefert ist. Trage eine Transportnummer ein, wenn es um einen bestimmten Transport geht; leer bedeutet jeder Transport.
- Montagestap gereed (Montageschritt fertig): sobald der gewählte Montageschritt fertig ist oder sobald ein bestimmtes Element montiert ist.
Beamcore prüft jede Stunde, welche Abschläge erreicht sind. Wer Rechnungen erstellen darf, bekommt die Meldung Concept-termijnfactuur klaar (Entwurf der Abschlagsrechnung bereit) mit einem Link zur Rechnung.
Aus dem Angebot übernehmen
Hat das angenommene Angebot Teilzahlungen, klicke auf Overnemen uit offerte (Aus Angebot übernehmen). Jede Teilzahlung wird ein Abschlag mit dem Auslöser Manuell. Einen Betrag inklusive MwSt. rechnet Beamcore in einen Betrag ohne MwSt. um. Danach passt du pro Abschlag den Auslöser mit Wijzigen (Ändern) an.
Der Stand pro Abschlag
Bei jedem Abschlag siehst du den Stand: Wacht op trigger (Wartet auf Auslöser), Trigger bereikt (Auslöser erreicht), Handmatig factureren (Manuell abrechnen) oder Gefactureerd op (Abgerechnet am) mit dem Datum. Pro Abschlag gibt es höchstens eine Rechnung. Ein abgerechneter Abschlag ist festgeschrieben und kann nicht mehr geändert oder gelöscht werden; mit Factuur openen (Rechnung öffnen) gelangst du zur Rechnung. Noch nicht abgerechnete Abschläge zählen in der Cashflow-Prognose mit.