No todos los archivos son para todo el mundo. Para cada carpeta decides qué roles no pueden ver su contenido. De forma predeterminada, una carpeta es visible para cualquiera que pertenezca al proyecto y pueda ver archivos. Por tanto, trabajas excluyendo: marcas los roles que no tendrán acceso a la carpeta. La interfaz de Beamcore está en neerlandés, por eso los nombres de botones y menús aparecen en neerlandés con una traducción.
Quién puede gestionar el acceso
Necesitas el permiso Map-toegang per rol beheren (Gestionar acceso a carpetas por rol). De forma predeterminada solo lo tiene el rol admin. En Bedrijf → Rollen (Empresa → Roles) puedes asignarlo a otros roles.
Excluir roles de una carpeta
- Abre el proyecto y ve a Documenten (Documentos).
- En Mappen (Carpetas), haz clic en Beheer toegang (Gestionar acceso) junto a la carpeta.
- En Rollen uitsluiten (Excluir roles), marca los roles que no pueden ver esta carpeta. La lista contiene todos los roles de tu empresa, también los que has creado tú.
- Haz clic en Opslaan (Guardar).
En la lista de carpetas, la columna Rollen uitgesloten (Roles excluidos) muestra cuántos roles están excluidos en cada carpeta. Si quitas una marca y guardas, la carpeta vuelve a ser visible de inmediato para ese rol. También puedes gestionar el acceso de la carpeta del sistema Basis gegevens (Datos básicos).
Lo que un rol excluido deja de ver
- La pestaña de la carpeta encima de la lista Bestanden (Archivos) desaparece.
- Los archivos de la carpeta dejan de aparecer en la pestaña Alle (Todos).
- Los archivos no se incluyen en la descarga Alles downloaden (ZIP) (Descargar todo, ZIP).
- Los archivos no se pueden abrir en los visores de anotaciones PDF, IFC y DWG, ni siquiera con un enlace guardado.
Lo que no se protege
La exclusión protege los archivos, no la existencia de la carpeta. Ten en cuenta lo siguiente:
- Quien ve la sección Mappen ve allí el nombre de cada carpeta y el número de archivos, también de las carpetas de las que su rol está excluido. La sección Mappen es visible para quien puede crear, renombrar o gestionar carpetas. De forma predeterminada son admin, tekenaar (delineante) y klant (cliente).
- En la ventana de subida, la carpeta sigue apareciendo en la lista desplegable Map (Carpeta). Un usuario excluido puede, por tanto, poner un archivo en ella, pero después no lo vuelve a ver.
- La sección Veldfoto's (Fotos de campo) no filtra por carpetas excluidas.
Por eso, elige un nombre de carpeta neutro si el propio nombre ya revela algo.
Conviene saber
- La exclusión funciona por rol, no por persona. Si alguien tiene varios roles, basta con un rol excluido para ocultarle la carpeta.
- Esto también se aplica a tu propio rol. Si excluyes el rol admin, los usuarios con ese rol dejan de ver los archivos de la carpeta en la lista.
- Una exclusión solo se aplica a la carpeta en la que la configuras. Las subcarpetas no la heredan. Configura el acceso de cada subcarpeta por separado.
- La configuración se aplica por proyecto. Una carpeta con el mismo nombre en otro proyecto tiene su propia configuración.
Ejemplo
Quieres guardar cálculos internos en el proyecto sin que el cliente los vea. Crea una carpeta, haz clic en Beheer toegang y marca los roles klant (cliente) y aannemer (contratista). Los archivos que tu equipo ponga después en esta carpeta quedan fuera de la lista y de la descarga ZIP de esos roles.