Un proyecto es el lugar donde se reúnen la planificación, los documentos y los mensajes de un encargo. Lo creas desde la lista de proyectos y en el mismo formulario rellenas también la planificación. Este artículo recorre el formulario de arriba abajo. La interfaz de Beamcore está en neerlandés, por eso los nombres de botones y menús aparecen en neerlandés con su traducción.
Iniciar un proyecto nuevo
- Ve a CRM → Projecten (CRM → Proyectos).
- Haz clic en Nieuw project (Nuevo proyecto) arriba a la derecha.
- Rellena las secciones Project (Proyecto) y Planning onderdelen (Fases de la planificación) y guarda el proyecto.
Solo ves el botón Nieuw project si tu rol tiene permiso para crear proyectos. Un propietario siempre puede hacerlo.
La sección Project
- Naam (Nombre): obligatorio.
- Projectnummer (Número de proyecto): si lo dejas vacío, el proyecto recibe automáticamente un número formado por el año y un número correlativo. Si llevas tu propia numeración, introduce el número tú mismo. Un número solo puede aparecer una vez dentro de tu empresa.
- Klant (Cliente): elige un cliente existente o crea uno directamente con el icono del más. Los clientes archivados no aparecen en la lista.
- Gekoppelde gebruikers (Usuarios vinculados): todas las personas que tendrán acceso a este proyecto. Si alguien no aparece, invita a esa persona con el icono del más indicando nombre, dirección de correo electrónico y rol. Como creador, quedas vinculado automáticamente.
- Status (Estado) y Prioriteit (Prioridad): por defecto Concept (Borrador) y Normaal (Normal). Lee más sobre esto en Estados y prioridad de un proyecto.
- Startdatum (Fecha de inicio): obligatoria y con la fecha de hoy por defecto. Las fases se planifican hacia delante a partir de esta fecha.
- Einddatum (Fecha de fin): una fecha objetivo opcional. La fecha de fin real se deriva de las fases.
- Omschrijving (Descripción) y Projectfoto (Foto del proyecto): opcionales. Si no eliges una foto, Beamcore usa la primera imagen que se suba al proyecto.
Atención: en cuanto se sube un archivo al proyecto, Naam y Klant quedan fijados de forma permanente. Así que revisa esos dos campos antes de añadir documentos.
Configurar las fases de la planificación
La sección Planning onderdelen ya viene rellenada con tu planificación de proyecto predeterminada. Aquí ajustas la lista para este proyecto en concreto.
- Si tu empresa tiene plantillas de proyecto activas, eliges una plantilla en Sjabloon (bouwtype) (Plantilla (tipo de construcción)). Entonces se cargan las fases de esa plantilla. Las carpetas y los documentos predeterminados de la plantilla se añaden en cuanto guardas el proyecto.
- Para cada fase rellenas Naam, Werkdagen (Días laborables) y Toegewezen aan (Asignado a). En Toegewezen aan solo puedes elegir entre las personas que seleccionaste en Gekoppelde gebruikers.
- Con Onderdeel toevoegen (Añadir fase) añades una fila. También puedes arrastrar, duplicar o eliminar fases.
Al guardar, Beamcore planifica las fases una tras otra a partir de la fecha de inicio. El sábado y el domingo no cuentan. Esta sección solo la ves al crear el proyecto. Después gestionas las fases en la pestaña Planning (Planificación) del proyecto; consulta Añadir, completar y reabrir fases de la planificación.
Cuando se alcanza el límite de proyectos
Cada suscripción tiene un número máximo de proyectos al año: 25 en Starter, 75 en Groei y 200 en Pro. Enterprise no tiene máximo. Beamcore cuenta los proyectos que has creado en el periodo de contrato actual.
Una vez alcanzado el máximo, el botón Nieuw project desaparece y sobre la lista de proyectos aparece un aviso rojo Projectenquotum bereikt (Límite de proyectos alcanzado) con el número de proyectos utilizados. Podrás volver a crear proyectos en cuanto se amplíe tu suscripción o empiece un nuevo periodo de contrato. Restaurar un proyecto eliminado también solo funciona si todavía queda margen en el límite.