Tu cliente y tu contratista inician sesión en el mismo portal que tú, pero ven una parte mucho más pequeña. Este artículo describe el portal desde su punto de vista, para que puedas explicarlo en unas pocas frases. Partimos de los roles estándar klant (cliente) y aannemer (contratista). Si has modificado esos roles, en tu caso puede ser distinto. La interfaz de Beamcore está en neerlandés, por eso los nombres de botones y menús aparecen en neerlandés con una traducción.
Iniciar sesión
Un usuario invitado inicia sesión con su dirección de correo y su contraseña. Cómo obtiene esa contraseña depende de la invitación: recibió un correo de bienvenida con una contraseña temporal, o un enlace con el que eligió él mismo un nombre y una contraseña. Si olvida su contraseña, solicita una nueva en la página de inicio de sesión. Las variantes se explican en Invitar a usuarios.
Qué proyectos son visibles
Un cliente o un contratista solo ve los proyectos a los que está vinculado. No ve los proyectos de otros clientes, ni siquiera sus nombres. Si a tu cliente le falta un proyecto, comprueba en el proyecto, en Samenwerking (Colaboración), si aparece en Gekoppelde gebruikers (Usuarios vinculados).
Lo que puede hacer un cliente
- Seguir la planificación: en la pestaña Planning (Planificación) del proyecto aparecen las fases con su fecha de inicio y de entrega y el progreso. A través del menú Planning ve la planificación de todos sus proyectos juntos.
- Ver y descargar archivos: en la pestaña Documenten (Documentos), en cada archivo con Bekijken (Ver) y Download (Descargar), o todo a la vez con Alles downloaden (ZIP) (Descargar todo, ZIP). Las versiones anteriores están en Versies (Versiones).
- Entregar archivos: con Bestanden uploaden (Subir archivos), siempre que el proyecto no esté bloqueado. De sus propios archivos puede subir una Nieuwe versie (Nueva versión) o eliminar el archivo.
- Hacer comentarios en un pdf: en los archivos pdf está la acción Annoteren (Anotar). Con ella coloca comentarios en el propio documento.
- Enviar mensajes: iniciar una conversación y responder, con archivos adjuntos. Consulta Mensajes por proyecto.
Una carpeta puede estar oculta para determinados roles. Si tu cliente no ve un archivo, comprueba si su rol está excluido de esa carpeta.
Lo que puede hacer un contratista
El contratista tiene un rol limitado a propósito:
- Ve el proyecto con el resumen y la planificación de las fases.
- Por defecto no tiene acceso a los archivos del proyecto, así que no ve la pestaña Documenten.
- Solo ve las conversaciones enviadas a Klant en aannemer (Cliente y contratista). Puede responder a ellas, pero no iniciar una conversación él mismo.
Si aun así quieres que un contratista vea archivos, compártelos mediante un enlace o dale un rol con permisos de archivos. Consulta Compartir archivos mediante un enlace y Crear roles propios.
Presupuestos
Si tu empresa tiene el complemento Offertes & Facturatie (Presupuestos y facturación, 59 € al mes), un cliente también ve el grupo de menú Offertes & facturen (Presupuestos y facturas). En Offertes (Presupuestos) están los presupuestos que se le han enviado a él o a su empresa. Puede verlos y aceptarlos o rechazarlos. No ve los borradores. Sin el complemento, esta parte no existe.
Pedir más tiempo ante una fecha límite
Quien tiene que realizar una fase de la planificación recibe un recordatorio por correo dos días laborables antes de la fecha límite. Puede ser también tu cliente, si la fase está a su nombre. En el correo aparece el botón Meer tijd aanvragen (Pedir más tiempo). El enlace funciona durante 14 días y no requiere iniciar sesión.
- El destinatario indica cuántos días laborables adicionales necesita, de 1 a 30. Los días del fin de semana no cuentan.
- Indica un motivo.
- Hace clic en Vraag indienen (Enviar solicitud).
Beamcore absorbe los días adicionales, siempre que sea posible, en las fases posteriores. Si no lo consigue del todo, el solicitante tiene que aceptar primero que se retrase la fecha de entrega del proyecto. Después, la planificación se actualiza de inmediato. Tenlo en cuenta al asignar fases al cliente.
Compartir la satisfacción tras la entrega
Si un proyecto tiene el estado Afgerond (Finalizado) o Gearchiveerd (Archivado), un cliente encuentra en la lista de proyectos, en Meer acties (Más acciones), la acción Tevredenheid delen (Compartir satisfacción). Da una puntuación de 0 a 10 a la pregunta de qué probabilidad hay de que os recomiende, con un comentario opcional. Puede hacerse una vez por proyecto. Los contratistas no tienen esta acción por defecto.